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Crie programações de exclusão para registros de objetos personalizados a fim de gerenciar a retenção de dados e manter a conformidade com regulamentos. Você pode configurar até 10 programações por objeto usando condições como data da última atualização ou campos personalizados para determinar quando os registros são apagados. Visualize os registros antes de ativar as programações para assegurar sua precisão. Esse recurso ajuda a manter a privacidade e a organização dos dados, pois remove automaticamente os registros desatualizados ou desnecessários.
As políticas de retenção de dados são fundamentais ao gerenciar o armazenamento de dados em suas contas e ao manter a conformidade com os regulamentos do setor sobre a retenção de determinados tipos de dados. As programações de exclusão de registros de objetos personalizados permitem que administradores e agentes em funções personalizadas com permissões criem políticas de retenção para dados personalizados na conta do Zendesk.
- Apagar registros de pedidos temporários 30 dias após um ticket associado ao pedido ser resolvido.
- Apagar registros de produto ou pedidos de serviço mais antigos que 3 anos.
- Apagar solicitações de empréstimo negadas após 180 dias.
Criação de uma programação de exclusão para registros de objetos personalizados
Os administradores e agentes em funções personalizadas com permissão podem criar até 10 programações de exclusão por objeto personalizado, mas só uma programação de exclusão pode estar ativa por vez. Se você tem o complemento Privacidade e proteção avançadas de dados, pode ativar até 10 programações de exclusão de objetos personalizados por objeto.
Como criar uma programação de exclusão de registros de objetos personalizados
- Na Central de administração, clique em
Conta na barra lateral e selecione Segurança > Programações de exclusão. - Clique em Criar programação de exclusão e selecione o nome do objeto personalizado para o qual você quer criar uma programação de exclusão.
Se você já criou 10 programações de exclusão para esse objeto, será exibida uma mensagem notificando que seu limite foi atingido. Você precisa apagar uma programação antes de poder criar uma nova.
- Insira um Nome da programação.
Use uma convenção de nomenclatura consistente para ajudar você a reconhecer tipos semelhantes de programações de exclusão.
- (Opcional) Insira uma Descrição para a programação de exclusão.
- Em Categoria, indique quando os registros devem ser apagados com base na data da última atualização do registro.
Esse campo é obrigatório.
- Clique em Adicionar condição para acrescentar uma condição Tudo adicional para a exclusão dos registros, com base em outras propriedades do registro.
Consulte Criação de instruções de condição para programações de exclusão de objetos personalizados.
Se você tem o complemento Privacidade e proteção avançadas de dados, pode adicionar critérios de exclusão que atendem a Todas ou Qualquer uma das condições. Não há limite para o número de condições que você pode adicionar.
- Selecione uma Categoria, um Operador e um Valor para cada condição.
O operador determina o relacionamento entre a categoria e o valor. Por exemplo, se você selecionar o operados É, a categoria deve ser igual ao valor.
- (Opcional) Depois que as condições forem adicionadas, clique em Visualizar para ver um número aproximado de registros que atendem a elas e que serão apagados quando a programação estiver ativa.Observação: os administradores veem uma lista completa de registros correspondentes que serão apagados. No entanto, devido às permissões de objetos personalizados, o número de registros a serem apagados que é exibido aos agentes inclui apenas registros aos quais eles têm acesso.
- Clique em Criar.
A sua nova programação de exclusão é adicionada ao final de lista como uma programação inativa.
- Ative a programação de exclusão.
Criação de instruções de condição para programações de exclusão de anexos
As instruções de condição consistem em categorias, operadores de campo e valores de condição, que variam de acordo com a categoria selecionada. As instruções de condição são essencialmente instruções "if" para apagar registros de objetos personalizados que atendem aos critérios especificados.
A tabela a seguir lista as categorias disponíveis para a criação de instruções de condição para programações de exclusão de registros de objetos personalizados.
| Categoria | Descrição |
|---|---|
| Data da última atualização | Apaga os registros com base na data da última atualização. Pelo menos uma condição de data da última atualização é obrigatória. |
| Data da criação | Apaga os registros com base na data de criação. |
| Campos personalizados | Apaga os registros com base em valores de campos personalizados. |