In diesem Beitrag werden die Messaging-Funktionen beschrieben, die Sie im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten verwenden können. Wenn ein Administrator diese Funktionen aktiviert hat, werden an Social-Media-Messaging-Kanäle Ihres Unternehmens gesendete Nachrichten im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten als Tickets angezeigt. Sie können Nachrichten im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten als Teil des normalen Konversationsflusses senden und empfangen.
- Social-Media-Nachrichten: Nachrichten, die Kunden mit einer Social-Media-Messaging-Anwendung wie Facebook oder WhatsApp gesendet haben. Social-Media-Nachrichten verfallen nicht, können aber je nach dem verwendeten Social-Media-Messaging-Dienst möglicherweise nur innerhalb einer bestimmten Frist von Agenten beantwortet werden.
- Zendesk-Nachrichten: Nachrichten, die Kunden von einer Website mit eingebundenem Zendesk Web SDK aus gesendet haben. Zendesk-Nachrichten verfallen nicht. Agenten und Kunden haben jederzeit die Möglichkeit, sie zu beantworten oder die Konversation neu zu starten. Weitere Informationen finden Sie im Beitrag Überblick über Zendesk Messaging.
Eine vollständige Liste der vom Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten unterstützten Messaging-Kanäle finden Sie im Beitrag Überblick über Social-Messaging-Kanäle im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten.
In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:
- Festlegen des Konversationsstatus
- Beantworten einer Nachricht
- Verfassen von Nachrichten
- Zuweisen eines Messaging-Tickets an einen anderen Agenten oder eine andere Gruppe
- Überblick über Ticketzuweisungen
- Hinzufügen persönlicher Ansichten für die Verwaltung von Messaging-Tickets
- Einschränkungen für Messaging
Festlegen des Konversationsstatus
Sie können Ihren Konversationsstatus direkt in der Ticketoberfläche festlegen. Dieser Status gilt für Social-Media-Nachrichten, Zendesk-Nachrichten und Live-Chats.
Folgende Statusoptionen sind verfügbar:
- Online: Dies bedeutet, dass Sie verfügbar sind und Nachrichten beantworten können.
- Abwesend: Daran erkennen andere Agenten, dass Sie nicht an Ihrem Computer sind. Sie können nach wie vor Nachrichten beantworten, auch wenn Ihr Status „Abwesend“ lautet.
- Unsichtbar: Ermöglicht es Ihnen, sich beim Chat-Dashboard anzumelden, ohne online sichtbar zu sein. Sie können nach wie vor eingehende Nachrichten erhalten und beantworten, auch wenn Ihr Status „Unsichtbar“ lautet.
Beantworten einer Nachricht
Wenn ein neues Messaging-Ticket eingeht, wird oben im Fenster die aktive Schaltfläche Annehmen angezeigt. Diese Schaltfläche gilt für Social-Media-Nachrichten, Zendesk-Nachrichten und Live-Chats. Der Zendesk-Administrator legt fest, welche Arten von Nachrichten Sie erhalten können und wie diese Nachrichten in Ihre Warteschlange eingereiht werden.
So beantworten Sie die Nachricht
- Klicken Sie auf Annehmen, um die Nachricht zu öffnen.
Der Name und Status des Benutzers sowie der Kanaltyp werden oben in der Konversation im Ticket angezeigt.
- Wenn Sie vor dem Beantworten der Nachricht mehr über den Benutzer erfahren möchten, klicken Sie auf Benutzer, um dessen Visitenkarte und Interaktionsverlauf aufzurufen.
Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen des Kundenkontexts in einem Ticket. Falls verfügbar, enthält die Visitenkarte die Messaging-Kontaktinformationen des Benutzers. (z. B. seine WhatsApp-Telefonnummer und E-Mail-Adresse).
- Geben Sie an, wie Sie antworten möchten.
Sie können direkt über denselben Kanal antworten oder im Eingabebereich einen anderen Kanal auswählen. Die Auswahl der verfügbaren Kanäle hängt von der Art der eingegangenen Nachricht ab.
Verfügbare Kanäle:
- Social-Media-Messaging-Kanal: Bei Social-Media-Messaging-Nachrichten ist dies der Kanal, auf dem die Nachricht eingegangen ist (z. B. WhatsApp oder Facebook Messenger). Sie können innerhalb einer Konversation nicht zu einem anderen Social-Media-Messaging-Kanal wechseln. In Social-Media-Nachrichten werden Anhänge, Emojis, Makros und Shortcuts unterstützt.
- Messaging: der Zendesk Messaging-Kanal. Sie können innerhalb einer Konversation nicht zwischen einem Social-Media-Messaging-Kanal und dem Zendesk Messaging-Kanal wechseln. Ein Wechsel zu anderen Kanälen hingegen ist möglich.
- E-Mail (wenn die E-Mail-Adresse des Benutzers verfügbar ist): In E-Mail-Nachrichten werden Textformatierung, Anhänge, die Felder „An“ und „CC“sowie Emojis (über Apps) unterstützt.
- Anrufe: öffnet die Talk-Konsole, damit Sie den Benutzer anrufen können.
- Interne Notiz: aktualisiert das Ticket mit einem privaten Kommentar, der für andere Agenten, aber nicht für den Endbenutzer sichtbar ist. In internen Notizen werden Textformatierung, Anhänge und Emojis (über Apps) unterstützt.
- Verfassen Sie eine Antwort und klicken Sie auf Senden.
Weitere Informationen finden Sie unter Verfassen von Nachrichten.
- Sie können die Konversation je nach Bedarf fortsetzen, um die Anfrage abzuschließen.
Wenn der Benutzer auf Ihre Nachricht antwortet, erhalten Sie eine Benachrichtigung und die Ticketregisterkarte wird aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Konversationen in Ticketregisterkarten.
Außerdem erscheint in der Konversation der Hinweis Neue Nachricht.
Wenn das Ticket beim Eingang der Antwort des Benutzers nicht geöffnet ist, wird Ihre Benachrichtigungsliste aktualisiert. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Konversationen mit der Benachrichtigungsliste.
- Während einer Konversation können Sie zudem jederzeit im Dropdownmenü „Status“ den aktuellen Ticketstatus festlegen.
Verfassen von Nachrichten
Verwenden Sie den Eingabebereich, um Nachrichten im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten zu beantworten. Die im Eingabebereich verfügbaren Steuerelemente hängen davon ab, welchen Kanal Sie für die Antwort verwenden. Social-Media-Messaging-Kanäle unterstützen beispielsweise Anhänge und Emojis; die entsprechenden Symbole werden unten im Eingabebereich angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Verfassen von Nachrichten im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten.
Beim Beantworten von Nachrichten können Sie auch Support-Makros und Chat-Shortcuts verwenden.
Während des Nachrichtenaustauschs wird der Nachrichtenstatus im Fenster des Eingabebereichs angezeigt. Sie können beispielsweise sehen, ob die Nachricht gesendet wurde, der Benutzer Ihre Nachricht gelesen hat oder die Nachricht nicht zugestellt wurde.
Wenn im Zusammenhang mit der Nachricht Probleme auftreten, wird sie mit einem Warnsymbol markiert (
). Dies ist beispielsweise der Fall, wenn bei einer E-Mail-Nachricht ein unbekannter Benutzer auf CC gesetzt wird.
Die Nachrichten auf Kanälen sind oft nur für eine begrenzte Zeit gültig. WhatsApp-Nachrichten können beispielsweise nur innerhalb von 24 Stunden nach Eingang der letzten Antwort des Endbenutzers vom Agenten beantwortet werden. Bei anderen Social-Media-Messaging-Kanälen kann die Frist 48 Stunden betragen. Zendesk-Nachrichten sind unbegrenzt gültig.
Nach Ablauf der Frist können Sie den Anfragenden auf einem anderen Kanal wieder kontaktieren (z. B. Email oder Telefon).
Zuweisen eines Messaging-Tickets an einen anderen Agenten oder eine andere Gruppe
Nachdem Sie ein Messaging-Ticket abgerufen haben, bleibt es Ihnen zugewiesen, bis Sie es lösen oder an einen anderen Agenten übergeben. Sie können ein Messaging-Ticket an einen anderen Agenten weiterleiten, indem Sie unter „Mitarbeiter für Ticket“ einen anderen zuständigen Mitarbeiter auswählen. Agenten, denen ein Messaging-Ticket von einem anderen Agenten zugewiesen wird, erhalten eine Benachrichtigung.
Überblick über Ticketzuweisungen
- Wenn ein neues Messaging-Ticket erstellt wird und Agenten online sind, wird das Ticket an den Agenten mit verfügbarer Kapazität und der geringsten Anzahl aktiver Messaging-Tickets und Live-Chats weitergeleitet.
- Ein Messaging-Ticket, das einem Agenten zugewiesen wurde, bleibt diesem zugewiesen, bis er es einem anderen Agenten oder einer anderen Gruppe zuweist. Ein Administrator kann das Ticket einem anderen Agenten zuweisen, wenn eine neue Antwort des Endbenutzers eingeht und der zuständige Agent offline ist.
- Wenn ein neues Messaging-Ticket erstellt wird und alle Agenten offline sind (oder die Gruppe offline ist), wird das Ticket zur Ansicht „Nicht zugewiesen“ hinzugefügt.
- Wenn ein Agent eine Nachricht im Arbeitsbereich für Agenten einer anderen Gruppe neu zuweist, wird die neue Gruppe nicht über die Neuzuweisung informiert, die Nachricht aber in der Ansicht Nicht zugewiesene Tickets angezeigt. Um die Überwachung übertragener Chats und Nachrichten zu erleichtern, können Administratoren gruppenspezifische, nicht zugewiesene Ansichten erstellen, wie sie es auch für E-Mails tun.
Hinzufügen persönlicher Ansichten für die Verwaltung von Messaging-Tickets
Um die Verwaltung von Messaging-Tickets zu vereinfachen, können Sie eine persönliche Ansicht erstellen, die nur die Ihnen zugewiesenen Messaging-Tickets enthält. Fügen Sie beim Erstellen der Ansicht eine Kanal-Bedingung hinzu und wählen Sie den gewünschten Messaging-Kanal aus (siehe Beispiel unten). Sie können einen ganz bestimmten Messaging-Kanal auswählen oder mehrere Kanäle zur Ansicht hinzufügen.
Neben persönlichen Ansichten kann der Administrator auch Social-Media-Messaging-Ansichten erstellen, die von anderen Agenten gemeinsam genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Ansichten zur Verwaltung des Ticket-Workflows.
Einschränkungen für Messaging
Weitere Informationen zu den Beschränkungen für Social-Media-Messaging und Zendesk Messaging im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten finden Sie unter Einschränkungen im Zendesk-Arbeitsbereich für Agenten. Lesen Sie auch Vor der Migration.
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