Organisieren von Wissensdatenbankinhalten in Kategorien und Abschnitten

Direktzugriff: Help Center oder Guide-Administrator > Schaltfläche „Hinzufügen“

Sie können Ihre Wissensdatenbankinhalte in Kategorien und Abschnitten organisieren und die Reihenfolge festlegen, in denen diese Kategorien und Abschnitte erscheinen.

Sie müssen ein Guide-Administrator sein, um Abschnitte und Kategorien hinzuzufügen und bearbeiten zu können.

In diesem Beitrag werden folgende Themen behandelt:

• Hinzufügen einer Kategorie zur Wissensdatenbank
• Hinzufügen eines Abschnitts zur Wissensdatenbank
• Bearbeiten von Kategorien oder Abschnitten
• Löschen von Kategorien oder Abschnitten
• Arbeiten mit Kategorie- und Abschnittsentwürfen

Verwandte Beiträge:

• Verschieben von Abschnitten und Beiträgen im Help Center
• Neuanordnen von Wissensdatenbankinhalten innerhalb von Kategorien und Abschnitten
• Hinzufügen von Unterabschnitten zum Erstellen zusätzlicher Help-Center-Ebenen

Hinzufügen einer Kategorie zur Wissensdatenbank

Stellen Sie sich Kategorien als oberste Organisationscontainer des Help Centers vor. Kategorien enthalten Abschnitte. Das Help Center muss mindestens eine Kategorie aufweisen. Wenn Ihr Help Center nur eine Kategorie aufweist, ist diese für Endbenutzer unsichtbar; sie können nur die Abschnitte in Ihrem Help Center sehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Struktur der Help-Center-Wissensdatenbank.

So fügen Sie eine Kategorie hinzu

1. Klicken Sie im Help Center oder Guide-Administrator in der oberen Menüleiste auf Hinzufügen und dann auf Kategorie.

   

2. Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung für die Kategorie ein.
3. (Nur Enterprise-Pläne) Wenn Ihr Live-Design mehrere Kategorievorlagen verwendet, klicken Sie in der Seitenleiste auf das Menü Vorlage und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

   Wenn Sie keine Vorlage auswählen, wird die Standardvorlage für Kategorien verwendet.

   

4. Stellen Sie sicher, dass in der Seitenleiste die richtige Ausgangssprache ausgewählt ist.
5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

   Die Kategorie wird erstellt. Wenn es nur eine einzige Kategorie gibt, bleibt diese für Endbenutzer unsichtbar. Endbenutzer sehen nur die Abschnitte im Help Center.

   Tipp: Weitere Informationen zum Anzeigen eines Abschnitts in mehreren Kategorien finden Sie in unseren Support Tech Notes unter Anzeigen eines Beitrags bzw. Abschnitts in mehreren Abschnitten bzw. Kategorien.

Hinzufügen eines Abschnitts zur Wissensdatenbank

Abschnitte enthalten verwandte Beiträge. Um einen Beitrag hinzuzufügen, benötigen Sie mindestens eine Kategorie, die als übergeordneter Container fungiert (gilt nicht für Enterprise-Pläne). Bei Enterprise-Plänen können Abschnitte auch Unterabschnitte enthalten. Deshalb kann ein Abschnitt einer Kategorie oder einem Abschnitt untergeordnet sein. Bei den anderen Plänen muss jeder Abschnitt einer Kategorie untergeordnet sein.

Die Berechtigungen zum Anzeigen und Verwalten von Beiträgen in einem Abschnitt werden auf Beitragsebene festgelegt, nicht auf Abschnittsebene.

Wenn alle Beiträge in einem Abschnitt nur intern sichtbar sind (bei Suite Team nicht verfügbar), können Endbenutzer diesen Abschnitt nicht sehen. Wenn andererseits mindestens ein Beitrag in einem internen Abschnitt für Endbenutzer sichtbar ist, ist auch der Abschnitt sichtbar.

So fügen Sie einen Abschnitt hinzu

1. Klicken Sie im Help Center oder Guide-Administrator in der oberen Menüleiste auf Hinzufügen und dann auf Abschnitt.

   

2. Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung für den Abschnitt ein.
3. Wenn Sie mehrere Sprachen unterstützen, stellen Sie sicher, dass die richtige Ausgangssprache ausgewählt ist (bei Suite Team nicht verfügbar).
4. Wählen Sie unter Beiträge sortieren nach eine Option aus, um festzulegen, wie Beiträge in diesem Abschnitt erscheinen sollen.

   Wenn Sie Beiträge manuell anordnen, erfahren Sie unter Manuelles Ändern der Reihenfolge von Beiträgen, Abschnitten und Kategorien, wie Sie die Reihenfolge der Beiträge ändern können.

5. Klicken Sie unter Hierarchie auf das Feld und wählen Sie aus, wo dieser Abschnitt in Ihrem Help Center erscheinen soll.

   Bei Suite Growth und höher und bei Guide Professional müssen Sie eine übergeordnete Kategorie für diesen Abschnitt auswählen. Abschnitte können keine anderen Abschnitte enthalten.

   Bei Enterprise-Plänen können Sie eine übergeordnete Kategorie oder einen übergeordneten Abschnitt auswählen. Sie können Abschnitte auf maximal fünf Ebenen mit jeweils bis zu 200 Abschnitten ineinander verschachteln.

6. (Nur Enterprise-Pläne) Wenn Ihr Live-Design mehrere Abschnittsvorlagen verwendet, klicken Sie in der Seitenleiste auf das Menü Vorlage und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

   Wenn Sie keine Vorlage auswählen, wird die Standardvorlage für Abschnitte verwendet.

7. Klicken Sie auf Hinzufügen.

   Der Abschnitt wird erstellt. Wenn es nur eine einzige Kategorie gibt, bleibt diese für Endbenutzer unsichtbar. Endbenutzer sehen nur die Abschnitte im Help Center.

   Tipp: Weitere Informationen zum Anzeigen eines Abschnitts in mehreren Kategorien finden Sie in unseren Support Tech Notes unter Anzeigen eines Beitrags bzw. Abschnitts in mehreren Abschnitten bzw. Kategorien.

Bearbeiten von Kategorien oder Abschnitten

Sie können die Eigenschaften einer Kategorie oder eines Abschnitts ändern (z. B. Titel oder Beschreibung).

Führen Sie einen der folgenden Schritte durch, um eine Kategorie oder einen Abschnitt zu bearbeiten:

• Gehen Sie im Help Center zur gewünschten Kategorie bzw. zum gewünschten Abschnitt und klicken Sie dann in der oberen Menüleiste auf Abschnitt bearbeiten.

  

• Klicken Sie in der Seitenleiste von Guide-Administrator auf das Symbol Inhalte anordnen () und dann auf die gewünschte Kategorie bzw. auf den gewünschten Abschnitt. Klicken Sie auf das Optionsmenü hinter dem Titel des Abschnitts und dann auf Kategorie bearbeiten bzw. Abschnitt bearbeiten.

  

Löschen von Kategorien oder Abschnitten

Wenn Sie eine Kategorie löschen, werden alle darin enthaltenen Abschnitte ebenfalls gelöscht und alle in den Abschnitten enthaltenen Beiträge archiviert.

Wenn Sie einen Abschnitt löschen, werden alle darin enthaltenen Beiträge archiviert.

So löschen Sie eine Kategorie oder einen Abschnitt

1. Navigieren Sie zur Kategorie bzw. zum Abschnitt, die/den Sie löschen möchten.
   • Gehen Sie im Help Center zur gewünschten Kategorie bzw. zum gewünschten Abschnitt und klicken Sie dann in der oberen Menüleiste auf Abschnitt löschen .

     

   • Klicken Sie in der Seitenleiste von Guide-Administrator auf das Symbol Inhalte anordnen () und dann auf die gewünschte Kategorie bzw. auf den gewünschten Abschnitt. Klicken Sie auf das Optionsmenü hinter dem Titel des Abschnitts und dann auf Kategorie bearbeiten bzw. Abschnitt bearbeiten.

     

2. Klicken Sie unten in der Seitenleiste auf die Schaltfläche Löschen.
3. Bestätigen Sie, dass die Kategorie bzw. der Abschnitt tatsächlich gelöscht werden soll.

   Gelöschte Kategorien bzw. Abschnitte können nicht wiederhergestellt werden. Beiträge, die in einem gelöschten Abschnitt enthalten waren, werden archiviert. Bei Bedarf können Sie archivierte Beiträge in einem anderen Abschnitt wiederherstellen.

Um eine Kategorie oder einen Abschnitt zu löschen, können Sie auch auf Beiträge > Beiträge anordnen und dann auf den Namen der zu löschenden Kategorie bzw. des zu löschenden Abschnitts klicken (Sie müssen eine Kategorie erweitern, um die darin enthaltenen Abschnitte zu sehen). Klicken Sie auf der Bearbeitungsseite unten in der Seitenleiste auf Löschen. Sollte die Bearbeitungsseite nicht erscheinen, wenn Sie von der Seite „Beiträge anordnen“ aus auf den Kategorie- bzw. Abschnittsnamen klicken, wird sie wahrscheinlich von einem Popup-Blocker blockiert.

Arbeiten mit Kategorie- und Abschnittsentwürfen

Wenn Sie eine Kategorie oder einen Abschnitt erstellen, die/der noch in Bearbeitung ist, und den Zugriff darauf beschränken möchten, können Sie die Kategorie bzw. den Abschnitt als Entwurf markieren. Der Entwurfsstatus wird dadurch auch auf alle Elemente in der Kategorie bzw. im Abschnitt angewendet.

Hinweis: Sie müssen ein Guide-Administrator sein, um Entwürfe von Kategorien und Abschnitten sowie die darin enthaltenen Inhalte einsehen zu können.

Die Schritte, die erforderlich sind, um eine neue Kategorie bzw. einen neuen Abschnitt als Entwurf zu markieren, sind anders als bei einer vorhandenen Kategorie bzw. bei einem vorhandenen Abschnitt.

So markieren Sie eine neue Kategorie bzw. einen neuen Abschnitt als Entwurf

1. Erstellen und speichern Sie eine neue Kategorie bzw. einen neuen Abschnitt (siehe Hinzufügen einer Kategorie zur Wissensdatenbank bzw. Hinzufügen eines Abschnitts zur Wissensdatenbank).

   Die Kategorie bzw. der Abschnitt wird erstellt und bleibt für die weitere Bearbeitung geöffnet.

2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Option Als Entwurf markieren.

   

3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Aktualisieren .

So markieren Sie eine vorhandene Kategorie bzw. einen vorhandenen Abschnitt als Entwurf

1. Öffnen Sie die Kategorie bzw. den Abschnitt im Bearbeitungsmodus (siehe Bearbeiten von Kategorien und Abschnitten).
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf die Option Als Entwurf markieren.
3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Aktualisieren .

Als Entwurf markierte Kategorien und Abschnitte sind für Endbenutzer nicht sichtbar; nur Guide-Administratoren können darauf zugreifen.

So prüfen Sie, ob eine Kategorie bzw. ein Abschnitt als Entwurf markiert ist

• Öffnen Sie die Kategorie bzw. den Abschnitt im Bearbeitungsmodus (siehe Bearbeiten von Kategorien und Abschnitten).
  • Wenn sich eine vorhandene Kategorie bzw. ein vorhandener Abschnitt im Bearbeitungsmodus befindet, erscheint das Wort Entwurf oben auf der Bearbeitungsseite:

    

  • Wenn ein neuer Abschnitt zu einer Kategorie im Entwurfsmodus hinzugefügt wird, erscheint oben auf der Seite dieses Banner:

    

    Sobald die Kategorie veröffentlicht wird, befindet sich der Abschnitt nicht mehr im Entwurfsmodus und das Banner verschwindet. Wenn der Abschnitt aber manuell als Entwurf markiert wurde, bleibt er so lange im Entwurfsmodus, bis die Markierung aufgehoben wird.