Creación y edición de artículos en la base de conocimientos

Los administradores de Guide pueden crear artículos nuevos y editar todos los artículos existentes en la base de conocimientos. Los agentes que no son administradores de Guide pueden crear y editar artículos si tienen permisos de administración. Los usuarios finales no pueden aportar artículos a la base de conocimientos.

Tiene que haber por lo menos una sección en la base de conocimientos para poder comenzar a agregar artículos. Cuando se crea un artículo, se tiene que asignar a una sección. Si desea más información, consulte Anatomía del Centro de ayuda.

Temas que se tratan en este artículo:

• Agregar artículos a la base de conocimientos
• Editar artículos en la base de conocimientos

Artículo relacionado:

• Migración del contenido existente al centro de ayuda

Agregar artículos a la base de conocimientos

Los administradores de Guide pueden crear artículos nuevos. Los agentes pueden crear artículos nuevos si tienen permisos de administración. Los privilegios de los agentes en relación a los artículos nuevos varían de acuerdo a sus permisos de administración. Consulte la lista completa de privilegios de los agentes para artículos existentes y publicados.

Se puede crear un total de 40.000 artículos, sin incluir las traducciones. Este límite se refiere a los artículos en todos los estados, excepto los archivados.

Para agregar un artículo a la base de conocimientos

1. En el centro de ayuda o en Guide, haga clic en Agregar en la barra de menús superior y luego seleccione Artículo.

   

2. Escriba el contenido.
   • Utilice la barra de herramientas del editor de artículos para tener acceso a las opciones de formato o para agregar vínculos, imágenes o tablas. La barra de herramientas de los artículos no es la misma barra de herramientas de las publicaciones de la comunidad.

     

     Si desea información, consulte Referencia de la barra de herramientas del editor de artículos del centro de ayuda. Consulte también Inserción de vínculos, Inserción de videos e Inserción de imágenes. Para las tablas, mire esta sugerencia de formato.

   • Para editar el código fuente de HTML, haga clic en el botón Código fuente al final de la barra de herramientas del editor.

     Nota: El centro de ayuda pone en cuarentena las etiquetas y los atributos HTML inseguros para reducir el riesgo de código malicioso. Si desea más información, consulte Permitir HTML inseguro en las páginas.
3. Bajo Administrado por, haga clic en la flecha hacia abajo, luego seleccione los permisos de administración para determinar qué agentes tienen derechos de edición y publicación para este artículo.
   • Administradores permite que solo los administradores de Guide puedan editar y publicar el artículo. Esta opción está seleccionada de manera predeterminada en los artículos nuevos.
   • Editores y publicadores (solo los planes Enterprise) permite que todos los agentes y administradores puedan editar el artículo pero que solo los administradores puedan publicarlo. Esta opción aparece solo si fue activada.
   • Permiso de administración personalizado permite que segmentos de usuarios específicos puedan editar y publicar el artículo.

   Según la cuenta que tenga, podría también ver una opción para agentes y administradores.

   Los administradores de Guide pueden aplicar cualquier permiso de administración. Los agentes con permisos de administración solo pueden aplicar los permisos de administración a los que pertenecen. Los agentes que no cuenten con permiso de administración para ningún artículo no verán esta opción y, de manera predeterminada, los permisos de administración estarán a cargo de los administradores.

4. Bajo Visibilidad, seleccione una de las opciones de visualización para definir qué usuarios pueden ver este artículo.
   • Visible para todos incluye a todas las personas que visitan el centro de ayuda y no exige inicio de sesión.
   • Usuarios que han iniciado sesión incluye a los usuarios internos y externos que crean una cuenta e inician sesión en el centro de ayuda.
   • Agentes y administradores incluye a los integrantes del equipo solamente, lo que permite crear contenido exclusivamente para uso interno.
   • Un segmento de usuarios personalizado permite restringir el acceso de visualización a usuarios específicos en función de etiquetas, organizaciones o grupos mediante la aplicación de segmentos de usuarios personalizados (consulte Creación de segmentos de usuario para limitar el acceso).

   Los administradores de Guide y los agentes que cuentan con permisos de publicación pueden establecer permisos de visualización para los artículos. Los agentes que no cuenten con permiso de publicación para ningún artículo no verán esta opción, y los permisos de visualización estarán a cargo de los administradores y agentes de manera predeterminada.

5. Bajo Publicar en sección, haga clic en Seleccione una sección, luego seleccione una nueva sección y haga clic en Aceptar.

   Puede hacer una búsqueda o navegar hacia la sección. Es posible que no todas las categorías aparezcan en la ventana. Para navegar, haga clic en las flechas para ampliar y desplácese hacia abajo hasta la sección que le interesa.

   

6. Elija cualquiera de las siguientes opciones:
   • Para no admitir más comentarios en el artículo, deseleccione Admitir comentarios.
   • Para promover el artículo en su sección, seleccione Promover artículo.
   • Para agregar un adjunto, haga clic en Cargar adjunto en la parte inferior del editor.

     El tamaño máximo del archivo es 20 MB. Para eliminar un archivo adjunto, puede hacer clic en la x que está junto a él.

7. (No está disponible en Suite Team) Bajo Rótulos, agregue los rótulos que desee.

   A medida que se escribe, aparece una lista de los rótulos existentes entre los cuales se puede elegir. O bien, si se desea agregar una nueva palabra clave, se puede seleccionar Agregar como nuevo rótulo o escribir una palabra y presionar Intro.

   

   Si desea más información sobre cómo usar los rótulos y las mejores prácticas, consulte Uso de rótulos en los artículos del centro de ayuda.

   Los rótulos solo se pueden agregar al idioma predeterminado del artículo y no a sus traducciones. Se pueden agregar rótulos en varios idiomas al artículo predeterminado.

8. (No disponible en Suite Team) Bajo Relacionada con, comience a escribir la etiqueta de contenido que desea agregar, luego seleccione Agregar como etiqueta nueva o seleccione la etiqueta coincidente, si existe. Consulte Agregar etiquetas de contenido a artículos.

   

9. (Planes Enterprise solamente) Bajo Plantillas si tiene varias plantillas para el artículo en el tema activo, haga clic en el menú desplegable y seleccione una plantilla.

   Es posible que tenga que desplazarse hacia abajo para ver esta opción. Si no se selecciona una plantilla alternativa, se aplicará la plantilla de artículo predeterminada.

   

10. Cuando termine de trabajar en el artículo, puede hacer una de las siguientes cosas:
    • Para guardar el artículo nuevo como borrador o trabajo en curso para publicarlo más tarde, haga clic en Guardar.

      

      Si se hace clic en Guardar el artículo se crea como borrador (Suite Growth y Professional o Guide Professional) o como trabajo en curso (planes Enterprise).

      Haga clic en el vínculo Previsualizar en el Centro de ayuda (Suite Growth y Professional o Guide Professional) o en el vínculo Previsualizar (planes Enterprise) para ver el artículo en el centro de ayuda. El vínculo de vista previa vence después de una hora.

    • Para publicar un nuevo artículo, haga clic en la flecha desplegable del botón Guardar y luego seleccione Publicar ahora.

      Si se hace clic en Publicar ahora se crea el artículo y se publica en el centro de ayuda.

      Haga clic en el vínculo Mostrar en el Centro de ayuda (Suite Growth y Professional o Guide Professional) o en el vínculo Publicado (planes Enterprise) para ver el artículo en el centro de ayuda.

Sugerencia: Si desea información sobre cómo mostrar un artículo en varias secciones, consulte Mostrar un artículo o una sección en varias secciones o categorías.

Editar artículos en la base de conocimientos

Los administradores de Guide pueden editar cualquier artículo. Los agentes pueden editar los artículos existentes si tienen permisos de administración. Los privilegios de los agentes en relación a los artículos existentes varían de acuerdo a sus permisos de administración. Consulte la lista completa de privilegios de los agentes para artículos existentes y publicados.

Las modificaciones hechas a un artículo publicado como trabajo en curso solo se pueden guardar si tiene el plan Guide Enterprise.

Hay algunas actualizaciones que se pueden hacer en varios artículos a la vez. Si desea más información, consulte Actualización masiva de artículos de la base de conocimientos.

Para abrir el artículo en modo de edición

• En el centro de ayuda, vaya al artículo que desea editar y haga clic en Editar artículo en la barra de menús superior.

  

• En Administrador de Guide, haga clic en el icono Administrar artículos () en la barra lateral, busque el artículo y haga clic en el título para abrirlo.
• En Administrador de Guide, haga clic en el icono Ordenar contenido () en la barra lateral, vaya al artículo, haga clic en el menú de opciones al final del título y seleccione Editar artículo.