El contenido de la base de conocimientos se puede organizar en categorías y secciones, y estas se pueden ordenar según criterios particulares.
Es necesario ser administrador de Guide para poder agregar y editar secciones y categorías.
En este artículo se tratan los siguientes temas:
- Agregar una categoría a la base de conocimientos
- Agregar una sección a la base de conocimientos
- Editar categorías o secciones
- Borrar categorías y secciones
- Trabajar con borradores de categorías y secciones
Artículos relacionados:
Agregar una categoría a la base de conocimientos
Las categorías son contenedores de alto nivel que sirven para organizar el centro de ayuda. Las categorías contienen secciones. El centro de ayuda debe tener por lo menos una categoría. Si hay una sola categoría en el centro de ayuda, esa categoría estará oculta para los usuarios finales que solo ven las secciones del centro de ayuda.
Si desea más información, consulte Acerca de la estructura de la base de conocimientos del centro de ayuda.
Para agregar una categoría
- En el centro de ayuda o en la interfaz de administrador de Guide, haga clic en Agregar en la barra de menús superior y luego seleccione Categoría.
- Ingrese un Nombre y una Descripción opcional para la categoría.
- (Planes Enterprise solamente) En la barra lateral, si tiene varias plantillas de categoría en el tema activo, haga clic en el menú Plantilla y seleccione una plantilla.
Si no se selecciona una plantilla alternativa, se aplicará la plantilla de categoría predeterminada.
- En la barra lateral, verifique que esté seleccionado el Idioma de origen correcto.
- Haga clic en Add.
Se crea la categoría. Recuerde: si hay una sola categoría, esa categoría estará oculta para los usuarios finales que solo ven las secciones del centro de ayuda.
Sugerencia: Si desea información sobre cómo mostrar una sección en varias categorías, consulte Mostrar un artículo o una sección en varias secciones o categorías en nuestras notas técnicas de Support.
Agregar una sección a la base de conocimientos
Las secciones contienen artículos relacionados. Para agregar una sección, debe tener por lo menos una categoría para que sirva como el contenedor principal, excepto en los planes Enterprise. En los planes Enterprise, las secciones también pueden contener otras subsecciones, de modo que una sección puede derivarse de una categoría o de otra sección, mientras que en los otros planes cada sección tiene que derivarse de una categoría.
Los permisos para ver y administrar artículos en una sección se establecen por artículo, no por sección.
Si la visibilidad de todos los artículos de una sección está limitada a un grupo interno (no está disponible en Suite Team), entonces la sección no será visible para los usuarios finales; sin embargo, si un artículo de una sección de visibilidad interna se hace visible para cualquier usuario final, entonces la sección también se hace visible para todos.
Para agregar una sección
- En el centro de ayuda o en la interfaz de administrador de Guide, haga clic en Agregar en la barra de menús superior y luego seleccione Sección.
- Ingrese un Nombre y una Descripción opcional para la sección.
- Compruebe que se haya seleccionado el Idioma de origen correcto si se admiten varios idiomas (no está disponible en Suite Team).
- Bajo Ordenar artículos por, seleccione una opción para indicar cómo desea que se muestren los artículos en la sección.
Si selecciona manualmente el orden de los artículos, consulte Cambiar manualmente el orden de artículos, secciones y categorías para modificar el orden.
- Bajo Jerarquía, haga clic en el campo y luego seleccione dónde le gustaría que apareciera esta sección en el centro de ayuda.
En los planes Suite Growth y superiores o Guide Professional, deberá seleccionar una categoría como la principal para esta sección. Las secciones no pueden contener otras secciones.
En los planes Enterprise, puede seleccionar una categoría o una sección como la principal para esa sección. Las secciones se pueden anidar dentro de otras secciones por un máximo de cinco secciones anidadas, y 200 secciones dentro de otra sección.
- (Solo planes Enterprise) Si tiene varias plantillas de sección en el tema activo, haga clic en el menú Plantilla y seleccione una plantilla.
Si no se selecciona una plantilla alternativa, se aplicará la plantilla de sección predeterminada.
- Haga clic en Agregar.
Se crea la sección. Recuerde: si hay una sola categoría, esa categoría estará oculta para los usuarios finales que solo ven las secciones del centro de ayuda.
Sugerencia: Si desea información sobre cómo mostrar una sección en varias categorías, consulte Mostrar un artículo o una sección en varias secciones o categorías en nuestras notas técnicas de Support.
Editar categorías o secciones
Puede cambiar las propiedades de una categoría o sección, incluido su titulo o descripción.
Para editar una categoría o sección, siga uno de los pasos siguientes:
-
En el Centro de ayuda, vaya a la categoría o sección que desea editar y haga clic en Editar sección en la barra de menús superior.
-
En la interfaz de administrador de Guide, haga clic en el icono Ordenar contenido (
) en la barra lateral y desplácese a la categoría o sección que desea editar. Haga clic en el menú de opciones al final del título de la sección y luego seleccione Editar categoría o Editar sección.
Borrar categorías y secciones
Cuando se borra una categoría, se borran también todas las secciones incluidas en la categoría y se archivan todos los artículos contenidos en las secciones (incluidas las traducciones).
Cuando se borra una sección, se archivan todos los artículos contenidos en la sección (incluidas las traducciones).
Para borrar una categoría o sección
- Siga uno de los siguientes pasos para editar la categoría o sección que desea borrar:
-
En el Centro de ayuda, vaya a la categoría o sección que desea borrar y haga clic en Editar sección en la barra de menús superior.
-
En la interfaz de administrador de Guide, haga clic en el icono Ordenar contenido () en la barra lateral y desplácese a la categoría o sección que desea borrar. Haga clic en el menú de opciones al final del título de la sección y luego seleccione Editar categoría o Editar sección.
-
En el Centro de ayuda, vaya a la categoría o sección que desea borrar y haga clic en Editar sección en la barra de menús superior.
- Haga clic en Borrar en la parte inferior de la barra lateral.
- Confirme que desea borrar la categoría o la sección.
Las categorías y las secciones borradas no se pueden recuperar. Los artículos contenidos en una sección borrada se archivan y, de ser necesario, los artículos archivados se pueden restaurar en otra sección.
Como alternativa, para borrar una categoría o sección, puede hacer clic en Artículos > Ordenar artículos y luego hacer clic en el nombre de la categoría o sección que desea borrar (tendrá que ampliar la categoría para ver las secciones). En la página de edición, haga clic en Borrar en la parte inferior de la barra lateral. Si la página de edición no se abre al hacer clic en el nombre de la categoría o sección en Ordenar artículos, probablemente se deba a que ha sido bloqueada por un bloqueador de ventanas emergentes.
Trabajar con borradores de categorías y secciones
Los pasos para marcar como borrador una categoría o una sección recién creada son un poco diferentes a cuando se marca como borrador una categoría existente.
Para marcar como borrador una categoría o sección recién creada
- Cree y guarde una nueva sección o categoría, como se describe en Agregar una categoría a la base de conocimientos o en Agregar una sección a la base de conocimientos.
La sección o categoría se crea y desde ese momento se puede editar.
- Haga clic en la opción Marcar como borrador en la barra lateral.
- Haga clic en Actualizar en la parte superior de la página.
Para marcar como borrador una categoría o sección ya existente
- Abra la categoría o sección en modo de edición, como se describe en Editar categorías o secciones.
- Haga clic en la opción Marcar como borrador en la barra lateral.
- Haga clic en Actualizar en la parte superior de la página.
Los usuarios finales no pueden ver las categorías y secciones marcadas como borradores; pero los administradores de Guide sí tienen acceso a ellas.
Para determinar si una categoría o sección está marcada como borrador
- Abra la categoría o sección en modo de edición, como se describe en Editar categorías o secciones.
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Una categoría o sección existente en modo borrador, se distingue por el rótulo Borrador ubicado en la parte superior de la página de edición:
- Una nueva sección agregada a una categoría en modo borrador muestra una pancarta en la parte superior de la página:
Cuando se publica la categoría, la sección deja de estar en modo borrador y la pancarta desaparece. Sin embargo, si la sección se marca manualmente como borrador, permanecerá en modo borrador hasta que se elimine el marcador.
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Una categoría o sección existente en modo borrador, se distingue por el rótulo Borrador ubicado en la parte superior de la página de edición: