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Administre las solicitudes de tiempo libre de los agentes a través de la página Administración del tiempo libre, donde se pueden aprobar, denegar o reabrir las solicitudes. Comuníquese con los agentes usando comentarios y notas internas. Comprenda cómo se encajan las solicitudes de día completo o parcial con los turnos programados y las horas facturables. Las notificaciones dan información sobre las solicitudes, y las solicitudes cerradas se pueden reabrir, de ser necesario, para garantizar un seguimiento preciso y una buena comunicación.
Los administradores de Gestión de personal y los integrantes del equipo que tienen roles personalizados con permisos pueden administrar las solicitudes de tiempo libre enviadas por los agentes desde la página de administración del tiempo libre. Esto les permite aprobar, denegar o reabrir solicitudes.
Cuando administre las solicitudes de tiempo libre, también puede optar por responder con un comentario que se envía al agente que realiza la solicitud o incluir una nota interna visible para otros administradores.
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Comprender las solicitudes de tiempo libre
Una solicitud de día completo se mapea con el turno programado del agente para ese día (por ejemplo, un turno de 9 horas en lugar de 24 horas). Si un agente tiene varios turnos que se inician en un día, todos los turnos estarán cubiertos por los bloques de tiempo libre correspondientes.
Los turnos nocturnos se atribuyen al día en que se inician y tienen cobertura total si un agente solicita un día libre completo.
Las horas facturables se aplican al tiempo libre de día completo o parcial y representan la cantidad de tiempo pagado que cubre ese tiempo libre. Equivalen a la duración del turno menos las porciones no pagadas (como el almuerzo u otras tareas no pagadas).
Solo se cuentan horas facturables en los días que el agente está programado para trabajar según la configuración de su ubicación asignada. Por ejemplo, si un agente nunca trabaja los fines de semana, un periodo de tiempo libre de dos semanas que incluye un fin de semana cuenta solo los días de semana como horas facturables.
Del lado del agente, las solicitudes de tiempo libre de día completo se mapean con la zona horaria de la ubicación asignada del agente. Los agentes ven una notificación en el producto durante la solicitud. Así se garantiza que los gerentes y los agentes compartan la misma fuente de información en todo lo relacionado con el tiempo libre.
Los bloques de tiempo libre y las horas facturables se calculan cuando la solicitud es enviada y no cambian de manera retroactiva si el turno del agente cambia posteriormente. Puede borrar una solicitud de tiempo libre y agregarla de nuevo para gatillar un nuevo cálculo.
Aprobar o denegar una solicitud de tiempo libre
Los administradores de Gestión de personal y los integrantes del equipo con permiso pueden aprobar o denegar las solicitudes de tiempo libre pendientes.
Recibirá una notificación por correo electrónico cuando un agente solicite tiempo libre. Si el agente pertenece a varios equipos, los administradores de todos los equipos a los que está asignado el agente reciben la notificación.
Si su organización no ha configurado varios equipos, cualquier administrador de Gestión de personal o integrante del equipo con permiso puede administrar las solicitudes.
- En Gestión de personal, haga clic en
Horario en la barra de navegación y luego seleccione Administración del tiempo libre. - Pase el mouse por encima de la solicitud que desee aprobar o denegar y, a continuación, haga clic en el menú de opciones (
) de la columna Acción. - Seleccione Aprobar solicitud, Rechazar solicitud o Responder con un comentario.
- Si responde con un comentario, puede escribir un mensaje para el solicitante.
También puede escribir una nota interna que estará visible para otros gerentes y administradores, pero no para el solicitante.
Después de aprobar o denegar una solicitud, esta se traslada a la pestaña Cerrado.
Reabrir solicitudes de tiempo libre cerradas
Las solicitudes de tiempo libre cerradas son aquellas que ya han sido aprobadas o denegadas.
Los administradores de Gestión de personal y los integrantes del equipo con permiso pueden reabrir las solicitudes cerradas cuando sea necesario.
- En Gestión de personal, haga clic en Horario en la barra de navegación y luego seleccione Administración del tiempo libre.
- Busque el agente o equipo con solicitudes de tiempo libre cerradas que desea reabrir.
- Desplace el control deslizante desde Pendiente a Cerrado.
- En la columna Estado, pase el mouse sobre el estado de la solicitud y haga clic en el menú de opciones ().
- Seleccione una de las siguientes opciones, según el estado de la solicitud:
- Aprobar solicitud o Rechazar solicitud
- Reabrir solicitud
- Reabrir y responder con un comentario
Si reabre una solicitud, se trasladará a la pestaña Pendiente.