Organisation de la base de connaissances en catégories et sections

Disponible avec toutes les éditions Suite

Quick Look: Centre d’aide ou Admin Guide > bouton Ajouter

Vous pouvez organiser le contenu de votre base de connaissances en catégories et sections et gérer l’ordre de ces catégories et sections.

Vous devez être un administrateur Guide pour ajouter et modifier des sections et des catégories.

Cet article aborde les sujets suivants :

Ajout d’une catégorie à votre base de connaissances
Ajout d’une section à votre base de connaissances
Modification de catégories ou de sections
Suppression de catégories et de sections
Utilisation des brouillons de catégories et de sections

Ajout d’une catégorie à votre base de connaissances

Les catégories sont les conteneurs de premier niveau du centre d’aide. Les catégories contiennent des sections. Le centre d’aide doit comprendre au moins une catégorie. Si vous n’avez qu’une catégorie dans votre centre d’aide, les utilisateurs finaux ne la voient pas, ils voient uniquement les sections de votre centre d’aide.

Pour en savoir plus, consultez À propos de la structure de base du centre d’aide.

Pour ajouter une catégorie

Dans votre centre d’aide ou dans Guide Admin, cliquez sur Ajouter dans la barre de menus supérieure, puis sélectionnez Catégorie.
Saisissez un nom et une description (facultative) pour votre catégorie.
(éditions Enterprise uniquement) Dans la barre latérale, si vous avez plusieurs modèles de catégorie dans votre thème actif, cliquez sur le menu Modèle, puis sélectionnez-en un.
Si vous ne sélectionnez pas d’autre modèle, c’est le modèle de catégorie par défaut qui est appliqué.
Dans la barre latérale, vérifiez que la bonne langue d’origine est sélectionnée.
Cliquez sur Ajouter.
La catégorie est créée. Si vous n’avez qu’une catégorie, les utilisateurs finaux ne la voient pas, ils voient uniquement les sections de votre centre d’aide.

Conseil : pour savoir comment afficher une section dans plusieurs catégories, consultez Affichage d’un article ou d’une section dans plusieurs sections ou catégories dans les notes techniques de Support.

Ajout d’une section à votre base de connaissances

Les sections contiennent des articles connexes. Pour ajouter une section, vous devez avoir au moins une catégorie servant de conteneur, sauf avec les éditions Enterprise. Avec les éditions Enterprise, les sections peuvent aussi contenir des sous-sections et une section peut donc être une catégorie enfant d’une section, alors qu’avec les autres éditions, chaque section doit être l’enfant d’une catégorie.

Les permissions de consultation et de gestion des articles dans une section sont configurées au niveau de l’article, et non au niveau de la section.

Si la visibilité de tous les articles d’une section est configurée sur interne (indisponible avec Suite Team), les utilisateurs finaux ne peuvent pas voir cette section, mais si un article d’une section interne est visible par les utilisateurs finaux, alors la section le devient aussi.

Pour ajouter une section

Dans votre centre d’aide ou dans Guide Admin, cliquez sur Ajouter dans la barre de menus supérieure, puis sélectionnez Section.
Saisissez un nom et une description (facultative) pour votre section.
Vérifiez que la bonne langue d’origine est sélectionnée si vous prenez plusieurs langues en charge (indisponible avec Suite Team).
Sous Trier les articles, sélectionnez une option pour indiquer comment vous voulez organiser les articles dans cette section.
Si vous choisissez de trier les articles manuellement, consultez Modification manuelle de l’ordre des articles.
Sous Hiérarchie, cliquez dans le champ, puis sélectionnez l’endroit où vous voulez que cette section s’affiche dans votre centre d’aide.
Si vous utilisez Suite Growth ou une version supérieure ou Guide Professional, vous devez sélectionner une catégorie comme parent pour cette section. Les sections ne peuvent pas contenir de sections.

Avec les éditions Enterprise, vous pouvez sélectionner une catégorie ou une section comme parent pour cette section. Vous pouvez imbriquer des sections dans des sections, avec un maximum de cinq niveaux de section et de 200 sections dans une section.
(éditions Enterprise uniquement) Si vous avez plusieurs modèles de section dans votre thème actif, cliquez sur le menu Modèle, puis sélectionnez-en un.
Si vous ne sélectionnez pas d’autre modèle, c’est le modèle de section par défaut qui est appliqué.
Cliquez sur Ajouter.
La section est créée. Si vous n’avez qu’une catégorie, les utilisateurs finaux ne la voient pas, ils voient uniquement les sections de votre centre d’aide.

Conseil : pour savoir comment afficher une section dans plusieurs catégories, consultez Affichage d’un article ou d’une section dans plusieurs sections ou catégories dans les notes techniques de Support.

Modification de catégories ou de sections

Vous pouvez modifier les propriétés d’une catégorie ou section, notamment son titre et sa description.

Pour modifier une catégorie ou une section, effectuez l’une des opérations suivantes :

Dans le centre d’aide, allez à la catégorie ou section que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier la section dans la barre de menus supérieure.
Dans Guide Admin, cliquez sur l’icône Organiser le contenu () dans la barre latérale, puis atteignez la catégorie ou section à modifier. Cliquez sur le menu d’options à la fin du titre de la section, puis sélectionnez Modifier la catégorie ou Modifier la section.

Suppression de catégories et de sections

Quand vous supprimez une catégorie, toutes les sections qu’elle contient sont également supprimées et tous les articles (y compris toutes les traductions) que contiennent les sections sont archivés.

Quand vous supprimez une section, tous les articles (y compris toutes les traductions) qu’elle contient sont archivés.

Pour supprimer une catégorie ou section

Effectuez l’une des opérations suivantes pour supprimer une catégorie ou section :
- Dans le centre d’aide, allez à la catégorie ou section que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Modifier la section dans la barre de menus supérieure.
- Dans Guide Admin, cliquez sur l’icône Organiser le contenu () dans la barre latérale, puis atteignez la catégorie ou section à supprimer. Cliquez sur le menu d’options à la fin du titre de la section, puis sélectionnez Modifier la catégorie ou Modifier la section.
Cliquez sur Supprimer en bas de la barre latérale.
Confirmez que vous voulez supprimer la catégorie ou section.
Vous ne pouvez pas récupérer les catégories ou sections supprimées. Tous les articles contenus dans une section supprimée sont archivés. Vous pouvez rétablir les articles archivés et les placer dans une autre section.

Vous pouvez aussi supprimer une catégorie ou section en cliquant sur Articles > Organiser les articles, puis sur le nom de la catégorie ou section à supprimer (pour voir toutes les sections d’une catégorie, vous devez la développer). À la page de modification, cliquez sur Supprimer en bas de la barre latérale. Si la page de modification ne s’ouvre pas quand vous cliquez sur le nom de la catégorie ou de la section à partir de la page Organiser les articles, c’est qu’elle est bloquée par un bloqueur de fenêtre contextuelle.

Utilisation des brouillons de catégories et de sections

Si vous créez une catégorie ou une section qui est un travail en cours et voulez restreindre son accès à certaines personnes uniquement, vous pouvez la marquer comme brouillon. Quand vous faites d’une catégorie ou d’une section un brouillon, le statut de brouillon est appliqué à tous les éléments qu’elle contient.

Remarque – Vous devez être administrateur Guide pour consulter les brouillons de catégories et de sections, ainsi que leur contenu.

Les étapes à suivre pour faire d’une nouvelle catégorie ou section un brouillon sont légèrement différentes que celles que vous suivriez pour faire d’une catégorie existante un brouillon.

Pour marquer une nouvelle catégorie ou section comme brouillon

Créez ou enregistrez une nouvelle section ou catégorie, comme décrit dans Ajout d’une catégorie à votre base de connaissances ou Ajout d’une section à votre base de connaissances.
La section ou catégorie est créée et reste ouverte pour modification.
Cliquez sur l’option Marquer comme brouillon dans la barre latérale.
Cliquez sur Mettre à jour en haut de la page.

Pour marquer une catégorie ou section existante comme brouillon

Ouvrez la catégorie ou la section en mode de modification, comme expliqué dans Modification de catégories ou de sections.
Cliquez sur l’option Marquer comme brouillon dans la barre latérale.
Cliquez sur Mettre à jour en haut de la page.

Les utilisateurs finaux ne peuvent pas voir les catégories et sections marquées comme brouillons et seuls les administrateurs Guide peuvent y accéder.

Pour voir si une catégorie ou une section est marquée comme brouillon

Ouvrez la catégorie ou la section en mode de modification, comme expliqué dans Modification de catégories ou de sections.
- Une catégorie ou une section en mode brouillon est signalée par le libellé Brouillon en haut de la page de modification :
- Une nouvelle section ajoutée à une catégorie en mode brouillon est signalée par une bannière en haut de la page :
  Une fois la catégorie publiée, la section n’est plus en mode brouillon et la bannière est supprimée. Par contre, si la section est marquée comme brouillon manuellement, elle reste en mode brouillon jusqu’à la suppression du marqueur.