Les politiques de conservation des données sont primordiales pour les entreprises, car de nombreux secteurs sont régis par des lois qui imposent la conservation de certains types de données et ces politiques les aident à garantir la conformité réglementaire.
Par exemple, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) exige que les entreprises de l’UE ne conservent pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire et les entreprises doivent être capables de prouver qu’elles respectent ce principe. Souvent, les entreprises doivent respecter plusieurs lois sur la conservation des données, en fonction de leur secteur et de leur emplacement géographique.
Utilisez les calendriers de suppression pour créer des politiques de conservation des données avancées et gérer le stockage des données dans votre compte. Vous pouvez créer jusqu’à dix calendriers pour supprimer les tickets archivés automatiquement.
En savoir plus sur les calendriers de suppression
Les calendriers de suppression permettent aux administrateurs et aux agents dans un rôle personnalisé avec permission de créer des conditions de suppression des tickets. Les calendriers de suppression suppriment uniquement les tickets archivés qui sont les tickets clos depuis plus de 120 jours.
Les calendriers de suppression suppriment automatiquement les tickets archivés qui sont clos et n’ont pas été modifiés depuis une période de temps spécifiée. Par exemple, si la condition Dernière mise à jour est configurée sur 365 jours et que le ticket a été modifié pendant cette période (le contenu du ticket a été supprimé par exemple), le ticket n’est pas supprimé. Le chronomètre repart de zéro et le ticket sera supprimé 365 jours après sa date de modification.
Les calendriers de suppression commencent à supprimer les tickets éligibles dans les 72 heures suivant leur activation. Jusqu’à 200 000 tickets par compte et par jour seront supprimés.
- Supprimer les tickets qui n’ont pas été mis à jour depuis trois ans
- Supprimer les tickets avec la marque France qui n’ont pas été mis à jour depuis six mois
- Supprimer les tickets avec le type Question qui n’ont pas été mis à jour depuis 200 jours
Une fois activés, les calendriers de suppression ne sont pas un événement ponctuel ou unique. Zendesk recherche et supprime régulièrement les tickets qui remplissent les conditions, à moins que vous ne désactiviez le calendrier. Même si les calendriers s’exécutent pour un important volume de tickets ou pendant une période de pointe, les performances ne sont pas affectées.
Vous pouvez créer un maximum de dix calendriers de suppression à la page Calendriers de suppression du Centre d’administration.
Les tickets supprimés par les calendriers de suppression ne sont pas inclus à la vue Tickets supprimés. Vous pouvez suivre ces modifications dans le journal des audits en filtrant par Type d’activité : supprimé.
Création d’un calendrier de suppression
Vous pouvez créer jusqu’à dix calendriers de suppression, en configurant des conditions de suppression des tickets en fonction des catégories, comme l’organisation et la marque. Pour nous dire quelles conditions vous aimeriez que nous ajoutions, remplissez ce formulaire Google.
Pour créer un calendrier de suppression
- Dans le Centre d’administration, cliquez sur l’icône Compte (
) dans la barre latérale, puis sélectionnez Sécurité > Calendriers de suppression. - Cliquez sur Créer un calendrier de suppression.
Ce bouton est masqué si vous avez déjà créé dix calendriers de suppression. Vous devez en supprimer un pour pouvoir en créer un nouveau. Consultez Gestion des calendriers de suppression.
- Saisissez le nom du calendrier.
Utilisez une nomenclature cohérente pour vous aider à reconnaître les types de calendriers de suppression similaires.
- (facultatif) Saisissez une Description pour votre calendrier de suppression.
- Cliquez sur Ajouter une condition pour configurer le calendrier de suppression de façon à supprimer les tickets qui remplissent toutes ou l’une des conditions spécifiées. Consultez Création de déclarations de conditions pour calendriers de suppression.
- Sélectionnez une catégorie, un opérateur et une valeur pour chaque condition.
L’opérateur de champ détermine la relation entre la catégorie et sa valeur. Par exemple, si vous sélectionnez l’opérateur Est, votre catégorie doit être égale à la valeur.
Remarque – Les calendriers de suppression suppriment uniquement les tickets archivés qui sont les tickets clos depuis plus de 120 jours. Si vous créez une condition pour supprimer les tickets avant 120 jours, les tickets sont supprimés le 120e jour.
L’opérateur de champ détermine la relation entre la condition et sa valeur. Par exemple, si vous sélectionnez l’opérateur Est, votre condition doit être égale à la valeur.
- Une fois les conditions ajoutées, vous pouvez cliquer sur Aperçu pour avoir un aperçu du nombre de tickets concernés qui seront supprimés quand le calendrier sera actif.
- Cliquez sur Créer.
Votre nouveau calendrier de suppression est ajouté à la liste sous la forme d’un calendrier inactif.
- Activez le calendrier de suppression.
Création de déclarations de conditions pour calendriers de suppression
Les déclarations de conditions consistent en des catégories, des opérateurs de champ et des valeurs de condition (qui dépendent de la catégorie sélectionnée). Les déclarations de conditions sont essentiellement des déclarations « if » qui suppriment les tickets répondant aux critères spécifiés.
Le tableau ci-dessous répertorie les catégories disponibles pour créer des déclarations de conditions :
| Catégorie | Description |
|---|---|
| Dernière mise à jour | Supprime les tickets en fonction de la date de leur dernière mise à jour. Au moins une condition Dernière mise à jour est requise.
Les calendriers de suppression suppriment les tickets qui sont clos et n’ont pas été modifiés depuis la période de temps spécifiée pour Dernière mise à jour. Par exemple, si la Dernière mise à jour est configurée sur 365 jours et que le ticket a été modifié pendant cette période (le contenu du ticket a été supprimé par exemple), le ticket n’est pas supprimé. Le chronomètre repart de zéro et le ticket sera supprimé 365 jours après sa date de modification. |
| Champs personnalisés | Supprime les tickets en fonction des valeurs des champs personnalisés. |
| Marque | Supprime les tickets par marque. |
| Formulaire | Supprime les tickets par formulaire de ticket, si vous utilisez plusieurs formulaires de ticket. |
| Groupe | Supprime les tickets par groupe. |
| Type | Supprime les tickets en fonction du type de ticket : question, incident, problème ou tâche. |
| Demandeur | Supprime les tickets en fonction du nom du demandeur. |
| Organisation | Supprime les tickets en fonction de l’organisation, si vous avez plusieurs organisations. |
| Marqueurs | Supprime les tickets avec les marqueurs de ticket sélectionnés. |
Activation des calendriers de suppression
À sa création, un calendrier de suppression est inactif. Vous devez activer un calendrier de suppression pour qu’il commence à supprimer des tickets.
Pour activer un calendrier de suppression
- Dans le Centre d’administration, cliquez sur l’icône Compte () dans la barre latérale, puis sélectionnez Sécurité > Calendriers de suppression.
- Cliquez sur l’icône du menu des options (
) pour le calendrier inactif, puis sur Activer. - Dans la boîte de dialogue de confirmation, cochez les cases indiquant que vous comprenez que les tickets seront supprimés immédiatement, puis ensuite selon le calendrier de suppression.
- Cliquez sur Activer le calendrier de suppression.
Gestion des calendriers de suppression
Utilisez l’icône du menu des options pour activer, désactiver, modifier, supprimer ou cloner un calendrier de suppression. Un calendrier de suppression doit être inactif pour que vous puissiez le supprimer.