生成AIを使用したチケットコメントの文章スタイルの洗練化

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エージェントCopilotのツールの1つである文章作成ツールは、以下のようなさまざまな方法でチケットコメントの文面をより洗練されたものにすることができます。

• 長文にする：コメントの内容を補足的な表現を用いて言い換えます。
• 簡潔にする：コメントの内容を、より簡潔で要点が伝わりやすい表現に言い換えます。
• 自分のトーンで書き換える：特定のチケットでのあなたとエンドユーザーの過去のやりとりをもとに、コメントを言い換えます。
• もっとフレンドリーに：コメントの文体を会話調のトーンに変えます。
• もっとフォーマルに：コメントの文体をフォーマルなトーンに変えます。
• カスタムプロンプトを作成：入力したカスタム指示をもとに、コメントの内容を適切に調整または洗練させます。

上記の文章作成ツールを含む、文章スタイルを洗練とトーンの機能は、デフォルトでオンになっています。アクセス設定が管理者によって変更されていない場合は、エージェントワークスペースでこれらのツールを使用できます。

文章スタイルを洗練 (0:56)

この記事では、以下のトピックについて説明します。

• 作成中のコメントを長文にする
• 作成中のコメントを簡潔にする
• 作成中のコメントを自分のトーンで書き直す
• 作成中のコメントのトーンを変える
• カスタムプロンプトを作成してコメントを調整する

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作成中のコメントを長文にする

テキスト入力欄の長文化機能を使えば、エンドユーザーへのパブリックコメントや同僚への社内メモの返信にかかる時間を短縮できます。

たとえば、最初に入力したコメントが次のようなものだったとします。

• 「申し訳ございません、商品を確認したところ、配送中に破損が発生したようです。急遽、別の配送会社で代わりの商品をお送りしました。配送パッケージにはお客様へのギフトを入れてあります。」

「長文にする」オプションを使って、この文面を次のように変更することができます。

• 「こちらはカスタマーサポートです。このたびはお届けした商品が破損していたとのこと、誠に申し訳ございません。商品を詳しく調査したところ、配送中に問題が発生した可能性がございます。別の配送会社から代替品を早急にお送りいたします。また、ささやかなお詫びの品も同梱いたしますので、どうぞご査収ください。」

詳しいコメントを作成するには

1. テキスト入力欄で、返信の要点を入力します。
2. 長文にしたいテキストを選択します。テキストを選択しない場合は、返信内容全体が補完されます。
3. 文章スタイルを洗練アイコン（）をクリックし、「長文にする」を選択します。

   

   AIを利用して、返信メッセージの文面を補完するための追加テキストが生成されます。

   

4. 長文にした文章に目を通し、意図したメッセージが含まれているかどうかを確認します。

   必要に応じて、cmd + zを押して前のバージョンに戻ることができます。

5. 「送信」をクリックして、詳細な返信をチケットに追加します。

作成中のコメントを簡潔にする

テキスト入力欄の「簡潔にする」機能を使って、無駄な言葉を省き、主旨を明確にした簡潔なコメントに書き直せます。

たとえば、最初に入力したコメントが次のようなものだったとします。

• 「パスワードリセットのリクエストについて、弊社サポート部までご連絡いただき、誠にありがとうございます。まず初めに、お客様の安全が私たちの最優先事項であることを、ここにお伝えさせていただきます。このたびは対応にお時間をいただき、本件に関してお力になれる機会をいただけたことに、心より感謝申し上げます。アカウントへのアクセスを回復することが、お客様にとってどれほど重要であるか、私たちは十分に理解しております。それではこれより、パスワードのリセット手順について段階的にご案内いたします。」

「簡潔にする」オプションを使って、この文面を次のように変更することができます。

• 「パスワードのリセットについてご連絡いただきありがとうございます。セキュリティは私たちの最優先事項です。ご不便をおかけしておりますが、ご協力に感謝申し上げます。アクセスできないことによるご不便については、真摯に受け止めております。それでは、パスワードのリセット手順をご案内いたします。」

コメントを簡潔にするには

1. テキスト入力欄に返信の文章を入力します。
2. 簡潔にしたいテキストを選択します。テキストを選択しない場合は、返信内容全体が簡潔にされます。
3. 文章スタイルを洗練アイコン（）をクリックし、「簡潔にする」を選択します。

   

   このシステムはAIを使ってより簡潔な文章を生成します。

   

   簡潔にされた文章に目を通し、意図したメッセージが含まれているかどうかを確認します。

   必要に応じて、cmd + zを押して前のバージョンに戻ることができます。

4. 「送信」をクリックして、簡潔にした返信をチケットに追加します。

作成中のコメントを自分のトーンで書き直す

コメントは、自分の文体や話し方のトーンに合わせて自然な形に書き直すことができます。この文体やトーンは、エンドユーザーとのこれまでのやりとりをもとに反映されたものです。自分のトーンでコメントを整えることで、返信全体の言葉づかいに一貫性を持たせることができます。

たとえば、エンドユーザーと次のような会話をしたとします。

• [エンドユーザー] 「こんにちは！昨日、注文した商品が届いたんだけど、いくつか足りなかった。この件について、対応してもらえる？」

  [あなたの応答] 「こんにちは！ご注文に欠品があったとのこと、ご迷惑をおかけしてすみません。問題を早く解決できるように、ご注文番号を教えていただけると助かります！」

  [エンドユーザー] 「了解。注文番号は 123456 だよ。」

  [あなたの応答] 「ただいまシステムをお調べしています。確認が取れ次第、あらためてご連絡いたします。」

「自分のトーンで書き換える」オプションは、最後の応答をたとえば、次のように書き換えます。

• 「システムで何が起きたか確認して、ご連絡いたしますね！」

コメントを自分のトーンで書き換えるには

1. テキスト入力欄に返信の文章を入力します。
2. 自分のトーンで書き換えたいテキストを選択します。テキストを選択しない場合は、返信のメッセージ全体のトーンが変更されます。
3. 文章スタイルを洗練アイコン（）をクリックし、「自分のトーンで書き換える」を選択します。

   

   このシステムはAIを使って、会話内の過去のメッセージに基づいてテキストを書き換えます。

4. 書き換えられたテキストを読んで、意図したメッセージが含まれているかどうかを確認します。

   必要に応じて、cmd + zを押して前のバージョンに戻ることができます。

5. 「送信」をクリックして、書き換えた返信をチケットに追加します。

作成中のコメントのトーンを変える

企業のブランドイメージに合わせて、コメントのトーンを会話調にもフォーマルにも変えることができます。

たとえば、「お客様を精一杯サポートさせていただきます」といったコメントを作成したとします。

• 「もっとフレンドリーに」オプションを使って、この文面を次のように変更することができます。「ご相談いただけてうれしいです。精一杯お手伝いします！」
• 「もっとフォーマルに」オプションを使って、この文面を次のように変更することができます。「ご相談いただきありがとうございます。最善を尽くして対応させていただきます。」

コメントのトーンを変えるには

1. テキスト入力欄に返信の文章を入力します。
2. トーンを変えたい箇所のテキストを選択します。テキストを選択しない場合は、返信のメッセージ全体のトーンが変更されます。
3. 文章スタイルを洗練アイコン（）をクリックし、次のいずれかのオプションを選択します。
   • もっとフレンドリーに：メッセージの文体をフレンドリーなトーンに変えます。
   • もっとフォーマルに：メッセージの文体をフォーマルなトーンに変えます。

     

     AIによって、テキストの文体がフレンドリーまたはフォーマルなトーンに変更されます。
4. 変更されたテキストを読んで、意図したメッセージが含まれているかどうかを確認します。

   必要に応じて、cmd + zを押して前のバージョンに戻ることができます。

5. 「送信」をクリックして、変更した返信をチケットに追加します。

カスタムプロンプトを作成してコメントを調整する

コメントの修正や調整をしたい場合は、テキスト入力欄にカスタムプロンプトを入力することで対応できます。たとえば、文法を修正するカスタムプロンプトを書いたり、箇条書きでテキストを再フォーマットしたり、トーンをカスタマイズしたりすることができます。カスタムプロンプトでは、コメントの再フォーマットや文法の修正など、複数のリクエストをまとめて行うこともできます。

カスタムプロンプトオプションは自由に入力できますが、受け付けられるのはテキストの質を向上させる内容に限られます。また、カスタムプロンプトを使ってチケットのコンテキストを詳しく把握することはできません。

たとえば、最初に入力したコメントが次のようなものだったとします。

• 「セキュリティのために、あなたのパスワードは既にリセットされました、そしてアカウントを再びログインする前に、それを変更する必要があります。これをするため、私たちが送ったリンクをご利用して行ってください。」

「文法を修正する」というカスタムプロンプトを入力すると、たとえば返答のテキストが次のように変更されます。

• 「セキュリティ上の理由により、パスワードはリセットされました。再度アカウントにアクセスするには、パスワードの変更が必要です。メールでお送りしたリンクからお手続きください。」

カスタムプロンプトを使用してコメントを調整するには

1. テキスト入力欄に返信の文章を入力します。
2. 調整したいテキストを選択します。テキストを選択しない場合は、返信内容全体が調整されます。
3. 文章スタイルを洗練アイコン（）をクリックします。
4. テキストボックスに、カスタムプロンプトを入力します。1つのプロンプトに複数の指示を入力できます。

   

   システムはAIを使用して、プロンプトに基づいてテキストを編集します。

5. 編集されたテキストが適切に調整されているかを確認します。

   

   必要に応じて、cmd + zを押して前のバージョンに戻ることができます。

6. 「送信」をクリックして、調整した返信をチケットに追加します。