As políticas de retenção de dados são fundamentais para as empresas garantirem a conformidade com regulamentos, pois muitos setores têm leis que regularizam a retenção de determinados tipos de dados.
Por exemplo, a legislação do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) exige que empresas da UE não retenham dados pessoais por mais tempo que o necessário, e as empresas precisam ser capazes de demonstrar conformidade com esse princípio. Muitas vezes, as empresas precisam cumprir várias leis de retenção de dados, dependendo do setor e da localização.
Use as programações de exclusão para criar políticas de retenção de dados avançadas e gerenciar o armazenamento de dados na sua conta. Você pode criar até dez programações para apagar tickets arquivados automaticamente.
Sobre as programações de exclusão
As programações de exclusão permitem que administradores e agentes em funções personalizadas com permissão criem condições para apagar tickets. as programações de exclusão apagam somente tickets arquivados, que são tickets que foram fechados há mais de 120 dias.
As programações de exclusão apagam automaticamente os tickets arquivados que foram fechados e não foram modificados por um período de tempo especificado. Por exemplo, se a condição Data da última atualização for definida como 365 dias e o ticket foi modificado nesse período (por exemplo, o conteúdo do ticket foi editado), o ticket não é apagado. O relógio é reiniciado, e o ticket será apagado em 365 dias a partir da data de modificação.
As programações de exclusão começam a apagar os tickets elegíveis dentro de 72 horas da ativação. Até 200.000 tickets por conta, por dia, serão apagados.
- Apagar tickets que não foram atualizados em três anos
- Apagar tickets com a marca França que não foram atualizados em seis meses
- Apagar tickets com o tipo Pergunta que não foram atualizados em 200 dias
Depois de ativadas, as programações de exclusão não são um evento único. O Zendesk busca continuamente e apaga os tickets que atendam às condições, a menos que você desative a programação. Não há impacto no desempenho quando as programações apagam um grande volume de tickets ou são executadas durante períodos mais movimentados.
Você pode criar até dez programações de exclusão na página Programações de exclusão da Central de administração.
Os tickets apagados por programações de exclusão não são incluídos na visualização Tickets apagados. Você pode monitorar essas alterações no registro de auditoria filtrando por Tipo de atividade: Apagado.
Criação de programações de exclusão
Você pode criar até dez programações de exclusão, definindo condições para apagar tickets com base em categorias como Organização e Marca. Para fornecer feedback sobre mais condições a serem adicionadas, preencha este breve formulário Google.
Como criar uma programação de exclusão
- Na Central de administração, clique em
Conta na barra lateral e selecione Segurança > Programações de exclusão. - Clique em Criar programação de exclusão.
Esse botão fica oculto se você já tiver dez programações criadas. Você precisa apagar uma programação antes de poder criar uma nova. Consulte Gerenciamento das programações de exclusão.
- Insira um Nome da programação.
Use uma convenção de nomenclatura consistente para ajudar você a reconhecer tipos semelhantes de programações de exclusão.
- (Opcional) Insira uma Descrição para a programação de exclusão.
- Clique em Adicionar condição para configurar a programação de exclusão para apagar tickets arquivados que atendam a Todas ou Qualquer condições especificadas. Consulte Criação de instruções de condição para programações de exclusão.
- Selecione uma Categoria, um Operador e um Valor para cada condição.
O operador determina o relacionamento entre a categoria e o valor. Por exemplo, se você selecionar o operados É, a categoria deve ser igual ao valor.
Observação: as programações de exclusão apagam somente tickets arquivados, que são tickets que foram fechados há mais de 120 dias. Se você criar uma condição para apagar tickets antes de 120 dias, os tickets serão apagados com 120 dias.
O operador de campo determina o relacionamento entre a condição e o valor. Por exemplo, se você selecionou o operador de campo É, a condição deverá ser igual ao valor.
- Depois que as condições são adicionadas, você tem a opção de clicar em Visualizar para conferir o número de tickets que atendem a elas e serão apagados quando a programação estiver ativa.
- Clique em Criar.
A sua nova programação de exclusão é adicionada ao final de lista como uma programação inativa.
- Ative a programação de exclusão.
Criação de instruções de condição para programações de exclusão
As instruções de condição consistem em categorias, operadores de campo e valores de condição, que variam de acordo com a categoria selecionada. As instruções de condição são, essencialmente, instruções “if” (se) que apagam os tickets que atendem aos critérios especificados.
A tabela a seguir lista as categorias disponíveis para a criação de instruções de condição.
| Categoria | Descrição |
|---|---|
| Data da última atualização | Apaga os tickets com base na data da última atualização. Pelo menos uma condição Data da última atualização é obrigatória.
As programações de exclusão apagam os tickets que foram fechados e não foram modificados pelo período de tempo especificado para a Data da última atualização. Por exemplo, se a Data da última atualização for definida como 365 dias e o ticket foi modificado nesse período (por exemplo, o conteúdo do ticket foi editado), o ticket não é apagado. O relógio é reiniciado, e o ticket será apagado em 365 dias a partir da data de modificação. |
| Campos personalizados | Apaga os tickets com base em valores de campos personalizados. |
| Marca | Apaga os tickets por marca. |
| Formulário | Apaga os tickets por formulário de ticket, caso você use vários formulários de ticket. |
| Grupo | Apaga os tickets por grupo. |
| Tipo | Apaga os tickets com base no tipo de ticket: Pergunta, Incidente, Problema ou Tarefa. |
| Solicitante | Apaga os tickets com base no nome do solicitante. |
| Organização | Apaga os tickets com base na organização, caso você tenha várias organizações. |
| Tags | Apaga os tickets com as tags de ticket selecionadas. |
Ativação das programações de exclusão
As programações de exclusão ficam inativas quando são criadas. Você precisa ativar as programações de exclusão para que comecem a apagar os tickets.
Como ativar uma programação de exclusão
- Na Central de administração, clique em Conta na barra lateral e selecione Segurança > Programações de exclusão.
- Clique no ícone do menu de opções (
) da programação inativa e, em seguida em Ativar. - Na caxa de diálogo de confirmação, selecione as caixas de seleção para confirmar que você entende que os tickets serão apagados imediatamente e conforme a programação de agora em diante.
- Clique em Ativar programação de exclusão.
Gerenciamento das programações de exclusão
Use o ícone do menu de opções para ativar, desativar, editar, apagar ou clonar uma programação de exclusão. Uma programação de exclusão precisa estar inativa antes de você poder apagá-la.