Los administradores pueden agregar usuarios mediante una importación masiva en lugar de ir agregándolos manualmente de uno en uno. Para ello, se crea un archivo de valores separados por comas (CSV) con los datos de los usuarios. Además de los datos de usuario básicos, como dirección de correo electrónico y número de teléfono, también se pueden establecer roles de usuario, definir los privilegios de un agente y agregar usuarios a una organización. Se puede usar la importación masiva para agregar nuevos usuarios o para actualizar los existentes. La importación masiva a través de un archivo CSV solo funciona para los usuarios y roles de Support.
Es necesario ser administrador para hacer una importación masiva de usuarios y organizaciones.
- Para proteger los datos de su cuenta de Zendesk, las importaciones de datos no están activadas de manera predeterminada. El dueño de la cuenta o un administrador debe contactar a Atención al cliente de Zendesk para activar las exportaciones de datos y el acceso a la página de importaciones.
- Si desea hacer una importación masiva de usuarios y organizaciones, primero debe importar las organizaciones.
Consideraciones para la importación masiva de usuarios
Limitaciones de la importación masiva de usuarios y organizaciones
Es posible importar un conjunto de datos básico sobre usuarios y organizaciones. Por ejemplo, mediante la importación masiva se pueden importar los datos que se describen en la tabla a continuación; sin embargo, no se pueden importar zonas horarias, fotos, preferencias de idioma, etc. Para importar los datos que no aparecen en la tabla a continuación, se debe usar la API de REST de Zendesk en su lugar. Consulte Importing users with the Zendesk API o Importing organizations with the Zendesk API.
- El número máximo de filas depende del método de importación.
- Cuando se usan las páginas Acciones masivas para importar datos de usuarios y organizaciones nuevos y existentes, el archivo CSV de importación de datos puede contener un máximo de 2000 filas. Es decir, una fila de encabezado y hasta 1.999 filas de datos.
- Si se usa el importador de datos para importar datos de usuarios y organizaciones nuevos y existentes, el tamaño máximo admitido para el archivo CSV de importación es de 1 GB. Recomendamos un máximo de 500.000 filas. Es decir, una fila de encabezado y hasta 499.999 filas de datos. Además, el tamaño máximo de cada fila es de 128 KB.
- También se aplican las siguientes limitaciones cuando se usa el importador de datos:
- El archivo CSV de importación solo admite un máximo de 200 columnas.
- El archivo CSV de importación no puede garantizar el orden de importación de las filas.
- No incluya el mismo usuario ni la misma organización más de una vez en un archivo CSV. De lo contrario, la importación podría fallar.
- No se puede garantizar que los registros se creen o actualicen en el orden en que aparecen en el archivo CSV.
- Solo se puede importar un archivo CSV a la vez. Por lo tanto, si los datos sobrepasan el número máximo de filas que admite el archivo CSV, es necesario crear archivos separados por cada lote e importarlos uno tras otro. Cuando no se usa el importador de datos, es posible tener hasta dos lotes en la cola y ejecutarlos en segundo plano. Si desea importar más de dos lotes, tendrá que esperar hasta que finalice la importación de los dos primeros antes de agregar más.
- La importación masiva no se puede usar para importar información de contacto de las cuentas de usuarios finales de Facebook o X (anteriormente Twitter). Para hacer ese tipo de importación es necesario usar la API de REST de Zendesk. Consulte Importing users with the Zendesk API.
Actualizar datos de perfil del usuario existente
Los siguientes datos del usuario se reemplazan:
- name
- external_id
- role
- restriction
- organization
- custom fields
Los siguientes datos del usuario se anexan (se agregan a los datos existentes):
- details
- notes
- tags
- phone (agregado como número de teléfono secundario)
- email (agregado como dirección de correo electrónico secundaria)
Decidir si se envía un correo electrónico a los usuarios importados de forma masiva
Antes de realizar una importación masiva de usuarios, es importante comprobar la configuración del correo electrónico de bienvenida. Si se agregan nuevos usuarios a través de una importación masiva mientras Guide está activado, todos los usuarios recibirán el mensaje de bienvenida por correo electrónico. El correo electrónico de bienvenida contiene un vínculo para que el usuario verifique su dirección de correo electrónico; a través de dicho vínculo los usuarios pueden seleccionar una contraseña y luego iniciar sesión. Se puede impedir que se envíe el correo electrónico de bienvenida a estos usuarios.
Para evitar que el correo electrónico de bienvenida se envíe a los usuarios
- En el Centro de administración, haga clic en
Personas en la barra lateral y luego seleccione Configuración > Usuarios finales. - En la sección Correo de bienvenida al usuario, deseleccione Enviar también un correo de verificación cuando un agente o administrador cree un usuario nuevo.
- Haga clic en Guardar.
Crear archivo CSV de datos de usuario
Cuando se crea una lista de usuarios para importar, la lista probablemente se genere desde algún otro sistema de administración de usuarios, como una base de datos de empleados. La mayoría de estos sistemas tienen alguna herramienta para crear un archivo CSV de exportación. Si tiene que crear la lista desde cero puede usar un programa como Microsoft Excel o bien OpenOffice.org Calc.
- El archivo debe tener el formato CSV correcto y estar guardado con la codificación de caracteres UTF-8.
- La primera fila del archivo CSV es la fila de encabezado y tiene que incluirse en el archivo.
- La fila de encabezado debe incluir todos los campos requeridos que se indican en la tabla a continuación, además de cualquier otro campo de la tabla que se desee incluir.
- Los campos incluidos deben aparecer en la fila de encabezado en el orden que se sigue en la lista a continuación.
- Si no desea importar datos para un campo, no lo incluya en la fila de encabezado.
- Las columnas de datos vacías en el archivo sobrescribirán la mayoría de los datos existentes para ese usuario. Si desea ver las excepciones, consulte Actualizar datos de perfil del usuario existente.
- Para agregar saltos de línea a las notas o campos personalizados de varias líneas, presione ALT+INTRO en Windows o CTRL+OPCIÓN+RETORNO en Mac.
La tabla siguiente muestra una lista de los campos que se pueden incluir en el archivo. Los campos name, email y restriction son todos obligatorios cuando se importan usuarios nuevos. Al actualizar a los usuarios existentes a través de una importación masiva, solo se necesita un identificador único (como una dirección de correo electrónico o una ID externa).
| Campo | Descripción |
|---|---|
| name | Necesario para importar usuarios nuevos. Nombre completo del usuario. |
Necesario para importar usuarios nuevos. Dirección de correo electrónico completa del usuario (unusuario@micompañía.com). Si un usuario tiene varias direcciones de correo electrónico, sepárelas con una barra vertical (|). Por ejemplo: first@yourcompany.com|second@yourcompany.com
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| external_id | Si se usa una ID que no sea la dirección de correo electrónico del usuario (como una ID de empleado o un número de referencia de cliente), se puede incluir aquí. Las ID externas deben ser únicas para cada usuario; de lo contrario, se sobrescribirán los datos. Si necesita configurar varias direcciones de correo electrónico o varios números de teléfono para un único usuario, puede crear distintas entradas para el usuario en el archivo CSV y utilizar la misma columna external_id para todas las filas que desee asociar a dicho usuario. Los valores de las demás columnas (salvo los números de teléfono o correos electrónicos adicionales) deben ser idénticos en cada fila. Si una ID externa, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono coincide con más de un usuario existente, se rechazará esa fila en la importación masiva.
Nota: Si se importan usuarios con el campo external_id como su único identificador (lo que quiere decir que no se incluyen también las direcciones de correo electrónico), de todos modos se tendrá que incluir el campo de correo electrónico en el archivo CSV, sin ningún dato. Por ejemplo:
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| details | Información detallada sobre este usuario (p. ej., una dirección). Solo los integrantes del equipo pueden ver esta información, no los usuarios finales. |
| notes | Notas relacionadas con este usuario. Solo los integrantes del equipo pueden ver las notas, no los usuarios finales. |
| phone (no el importador de datos) |
Los números de teléfono del usuario. Los números de teléfono únicos se agregan como líneas directas. Los números de teléfono que ya existen se agregan como líneas secundarias. Para poder funcionar con Talk, los números de teléfono deben tener el formato internacional estándar E.164. |
| phones (solo el importador de datos) |
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| shared_phone_number (no el importador de datos) |
Si se trata de un número de teléfono compartido, se debe establecer en “verdadero”. No se puede usar un número de teléfono compartido como una identidad de usuario. |
| shared_phone (solo el importador de datos) |
Los números de teléfono compartidos del usuario. Para poder funcionar con Talk, los números de teléfono deben tener el formato internacional estándar E.164. |
| role | Distingue entre mayúsculas y minúsculas: "End-user", "Agent", o "Admin". Si no se establece un rol, el usuario se agrega como Usuario final. |
| restriction (no el importador de datos) |
Este campo establece los privilegios del integrante del equipo o del usuario final, los tickets a los que tienen acceso, etc. Esto es necesario para importar usuarios nuevos cuando el rol de usuario se establece en Agente.
En los planes no Enterprise, se admiten los siguientes valores de restricción:
Los valores "organization" y "requested" se pueden asignar cuando el rol de usuario se establece en "Usuario final".
Nota: En los planes Enterprise, los roles de agente anulan las restricciones de agente estándar. Esto significa que no se puede usar ninguna de las restricciones estándar de la tabla anterior para importar o actualizar un agente. Debe especificar un rol de agente. Si por error utiliza un nombre de rol que no existe en Support, el rol del agente cambia de manera predeterminada a agente Light.
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| ticket_restriction (solo el importador de datos) |
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| organization (no el importador de datos) |
Nombre de la organización a la cual se agregará el usuario. La organización ya debe existir o no funcionará la importación. En los planes Professional y Enterprise, es posible agregar un usuario a varias organizaciones separando los nombres de las organizaciones con una barra vertical. Por ejemplo: La primera organización que aparece en orden alfabético se establece como la organización predeterminada del usuario. No es posible establecer una organización predeterminada diferente durante una importación masiva. No obstante, la organización predeterminada de un usuario se puede modificar manualmente o con el extremo de la API de Support Set Membership as Default. |
| organizations (solo el importador de datos) |
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| tags | Si está activado el etiquetado de usuarios y organizaciones para Zendesk Support (consulte Adición de etiquetas a usuarios y organizaciones), puede agregar etiquetas de usuario. Separe cada etiqueta con una coma. |
| brand (no el importador de datos) |
Si la cuenta tiene varias marcas, se puede especificar el subdominio de una marca. El subdominio de la marca que se especifique determina la marca del correo electrónico de bienvenida que se envía al usuario, siempre y cuando la marca esté activa y tenga un Centro de ayuda activado. Si el subdominio de la marca especificada no está activo, no tiene un Centro de ayuda activado, o no existe, la columna se ignora y el correo electrónico de bienvenida se envía usando la marca predeterminada. Especifique el nombre del subdominio de la marca únicamente. Por ejemplo, use midominio y no midominio.zendesk.com. |
| custom_fields.<clave de campo> | Cuando se realiza una importación masiva de usuarios, se puede importar un campo de usuario personalizado especificando el prefijo custom_fields. y la clave de campo. Por ejemplo, para la clave de campo subscription_date, utilice lo siguiente para establecer los valores importados para este campo. custom_fields.subscription_date Observe que las claves de campos personalizados distinguen entre mayúsculas y minúsculas y deben escribirse en minúsculas. Si está importando información en una casilla de verificación, ingrese "verdadero" para marcarla o "falso" para dejarla sin marcar. Para establecer el valor de las opciones de la lista desplegable, utilice la etiqueta que agregó cuando creó la lista desplegable. En los campos de fecha personalizados, utilice el formato AA/MM/DD o AAAA-MM-DD. Para ubicar la clave para un campo de usuario personalizado:
Si una clave de campo no tiene el formato correcto, la importación fallará y se recibirá un informe de error que indica los registros que no se pudieron guardar.
Nota: Si el campo de usuario personalizado que está importando es un campo de relación de búsqueda, ingrese la ID del objeto relacionado como el valor para este campo. Por ejemplo, para una organización, ingrese la ID de la organización; para un usuario, ingrese la ID del usuario; para un registro de objeto personalizado, ingrese la ID del registro. Para buscar la ID de una organización, un usuario o un registro de objeto personalizado, puede exportar los datos de su cuenta o usar la API de organizaciones, la API de usuarios o la API de registros de objetos personalizados.
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Importar archivo CSV de datos de usuario
Se puede usar una importación masiva para crear nuevos usuarios o para actualizar los existentes.
Cuando finaliza el proceso de importación, la importación se agrega a la cola y los usuarios se agregan a Zendesk Support. El tamaño del archivo CSV y el tamaño de la cola determinan el tiempo que se tarda en completar cada importación.
Usar el importador de datos para importar datos de usuario
El importador de datos sirve para importar un archivo CSV encargado de crear usuarios o actualizar usuarios existentes, además de capturar los registros de todos los intentos de importación a través de la página Importador de datos.
- En el Centro de administración, haga clic en
Objetos y reglas en la barra lateral y luego seleccione Herramientas > Importador de datos. - Haga clic en Importar.
- En Destino objetivo, seleccione Usuarios.
- Bajo Tipo de importación, elija una de las siguientes opciones:
- Solo crear registros: solo se agregan los usuarios nuevos. Se ignoran todos los datos del archivo CSV relacionados con los usuarios existentes.
- Solo actualizar registros: actualiza los datos de los usuarios existentes incluidos en el archivo CSV. Se requiere la external_id para actualizar los usuarios. Se ignoran los datos correspondientes a usuarios nuevos.
- Crear y actualizar registros: agrega los usuarios nuevos y actualiza los datos de los usuarios existentes incluidos en el archivo CSV.
Nota: Si una ID externa, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono coincide con más de un usuario existente, se rechazará esa fila en la importación masiva. Consulte el historial de importaciones. - Bajo Carga de archivos, arrastre y suelte su archivo o haga clic para cargar y seleccionar un archivo CSV en el explorador de archivos.
Si necesita cambiar el archivo que ya seleccionó, haga clic en el icono de borrar (
) junto al nombre del archivo. - Haga clic en Siguiente.
- Examine la lista Mapeo de campos.
- Si el mapeo es correcto, haga clic en Siguiente.
- Si el mapeo no es correcto, haga clic en Atrás. Edite el archivo CSV de manera que cumpla los requisitos de formato y vuelva a cargarlo.
- Examine el resumen de la importación en el cuadro de diálogo de confirmación y luego haga clic en Iniciar importación.
Una vez iniciada la importación, los cambios importados no se pueden revertir. Para verificar el estado de una importación, revise el historial de importaciones.
Usar acciones masivas para importar datos de usuario
Aunque se recomienda usar el importador de datos, puede seguir usando las páginas Acciones masivas para importar información nueva y actualizada de los usuarios.
- En el Centro de administración, haga clic en Personas en la barra lateral y luego seleccione Acciones masivas > Importar usuarios.
- Elija el tipo de importación que desee:
-
Crear nuevos usuarios: esta opción está seleccionada de manera predeterminada y no se puede anular su selección. Esto se debe a que siempre se crean los usuarios incluidos en el archivo CSV que no existen en su cuenta de Zendesk.
-
Actualizar usuarios existentes: seleccione esta opción de importación si también desea modificar los datos de los usuarios existentes.
Deben incluirse una external_id o una dirección de correo electrónico en el archivo CSV para cada usuario de modo que se puedan identificar. Aparte de los campos de identificación de usuario, incluya en su archivo CSV únicamente los campos que desee actualizar. Si no introduce un valor en un campo del archivo CSV, ese valor se sobrescribirá para el usuario existente. Consulte Actualizar datos de perfil del usuario existente.
Si una ID externa, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono coincide con más de un usuario existente, se rechazará esa fila en la importación masiva.
Nota: Si no desea agregar usuarios nuevos, use el importador de datos. Cuando utilice las páginas de acciones masivas, si su archivo CSV contiene información sobre usuarios nuevos, estos se agregarán siempre, independientemente de la opción de importación que seleccione. -
- (Opcional) Seleccione Incluir ID externas en los archivos de resultados de la importación.
Una vez finalizado el proceso de importación, recibirá una notificación por correo electrónico que incluye un vínculo a un archivo de resultados de la importación a CSV. Use este vínculo para descargar el archivo y ver los resultados de la importación. El archivo muestra el estado de los datos de usuario que se intentó importar (Creado, Actualizado, Omitido). Si selecciona esta opción, el informe incluirá la dirección de correo electrónico o una ID externa para cada usuario que cree o actualice.
Si no selecciona esta opción, las ID externas se excluirán del archivo CSV de resultados de la importación. En ese caso, para cada usuario que se cree o actualice solo aparecerá su dirección de correo electrónico.
- Haga clic en una de estas opciones: Elegir archivo o Permitirme más bien pegar datos.
- Haga clic en Importar.
Cuando finaliza el proceso de importación, la importación se agrega a la cola y los usuarios se agregan a Zendesk Support. Recibirá un correo electrónico cuando finalice la importación.