Os administradores podem adicionar muitos usuários em uma importação em massa em vez de adicionar usuários manualmente, um de cada vez. Para fazer isso, crie um arquivo CSV (valores separados por vírgula) que contenha os dados dos usuários. Além dos dados essenciais do usuário, como endereço de e-mail e número de telefone, você também pode definir funções de usuário, privilégios de um agente e adicionar usuários a uma organização. Você pode usar a importação em massa para adicionar novos usuários ou atualizar os existentes. A importação em massa por arquivo CSV funciona apenas para usuários e funções do Support.
Você deve ser um administrador para fazer importação em massa de usuários e organizações.
- Para proteger os dados na sua conta do Zendesk, as importações de dados são desativadas por padrão. O responsável pela conta ou o administrador deve entrar em contato com o Suporte ao cliente Zendesk para ativar as exportações de dados e o acesso à página de importações.
- Se você quiser importar tanto usuários quanto organizações em massa, importe as organizações primeiro.
Considerações para importação em massa de usuários
Limitações da importação em massa de usuários e organizações
Você pode importar um conjunto principal de dados sobre os usuários e as organizações. Com o recurso de importação em massa, você pode, por exemplo, importar os dados descritos na tabela a seguir; no entanto, não é possível importar fusos horários, fotos, preferências de idioma etc. Para importar dados não listados na tabela a seguir, use a REST API do Zendesk. Consulte Importação de usuários com a API do Zendesk ou Importação de organizações com a API do Zendesk.
- O número máximo de linhas depende do método de importação.
- Ao usar as páginas de ações em massa para importar dados novos e existentes de usuários e organizações, o arquivo de dados CSV para importação pode conter, no máximo, 2.000 linhas. Ou seja, uma linha de cabeçalho e até 1.999 linhas de dados.
- Quando o importador de dados é usado para importar dados novos e existentes de usuários e organizações, o arquivo CSV para importação não pode ultrapassar o tamanho de 1 GB. Recomendamos um máximo de 500.000 linhas. Ou seja, uma linha de cabeçalho e até 499.999 linhas de dados. Além disso, o tamanho de cada linha deve ser de até 128 KB.
- Ao usar o importador de dados, as seguintes limitações também se aplicam:
- O arquivo CSV de importação deve ter, no máximo, 200 colunas.
- O arquivo CSV de importação não garante a ordem de importação das linhas.
- Não inclua o mesmo usuário ou a mesma organização mais de uma vez em um arquivo CSV. Isso pode causar falha na importação.
- Não há garantia de que os registros são criados ou atualizados na ordem em que são exibidos no arquivo CSV.
- Você só pode importar um arquivo CSV por vez. Portanto, se tiver mais dados do que o número máximo de linhas compatível com o arquivo CSV, você precisará criar arquivos separados para cada lote e importá-los um depois do outro. Quando o importador de dados não é utilizado, até dois lotes são enfileirados e executados em segundo plano. Se você quiser importar mais de dois lotes, precisará aguardar até que os primeiros lotes tenham sido importados.
- Você não pode usar a importação em massa para importar informações de contato de contas de usuários finais no Facebook ou no X (anteriormente Twitter). Em vez disso, use a REST API do Zendesk. Consulte Importação de usuários com a API do Zendesk.
Atualização dos dados do perfil de usuário existente
Os dados do usuário a seguir são substituídos:
- name
- external_id
- role
- restriction
- organization
- campos personalizados
Os dados do usuário a seguir são anexados (adicionados aos dados existentes):
- details
- notes
- tags
- phone (adicionado como número de telefone secundário)
- email (adicionado como endereço de e-mail secundário)
Considerações sobre o envio de um e-mail para usuários importados em massa
Antes de fazer uma importação em massa de usuários, é importante verificar as configurações em seu e-mail de boas-vindas. Quando você adiciona novos usuários por meio de uma importação em massa enquanto o Guide está ativado, cada usuário recebe a mensagem de e-mail de boas-vindas. O e-mail de boas-vindas contém um link para a confirmação dos seus endereços de e-mail, que solicita que eles selecionem uma senha e façam o acesso. Você pode impedir que o e-mail de boas-vindas seja enviado a esses usuários.
Como evitar o envio da mensagem de e-mail de boas-vindas para os usuários
- Na Central de administração, clique em
Pessoas na barra lateral e selecione Configuração > Usuários finais. - Na seção E-mail de boas-vindas ao usuário, desmarque Também enviar um e-mail de confirmação quando um novo usuário for criado por um agente ou administrador.
- Clique em Salvar.
Criação do arquivo CSV de dados do usuário
Ao criar uma lista de usuários para a importação, você provavelmente gerará essa lista a partir de outro sistema de gerenciamento de usuários, como um banco de dados de funcionários. Muitos destes sistemas possuem um recurso de criação do arquivo de exportação CSV. Se você deseja criar uma lista do zero, pode usar um programa como o Microsoft Excel ou OpenOffice.org Calc.
- O arquivo deve ser um CSV formatado adequadamente e salvo utilizando codificação de caracteres UTF-8.
- A primeira linha do arquivo CSV corresponde à linha do cabeçalho e você deve incluí-la no arquivo.
- A linha do cabeçalho deve conter os campos obrigatórios e os outros campos listados na tabela a seguir que você deseja incluir.
- Os campos incluídos devem aparecer na linha do cabeçalho na ordem que estiverem listados a seguir.
- Se você não está importando dados para um campo, não os liste na linha do cabeçalho.
- As colunas sem dados no arquivo substituirão a maioria de dados existentes do usuário em questão. Para saber quais são as exceções, consulte Atualização dos dados do perfil de usuário existente.
- Adicione quebras de linha às observações ou aos campos personalizados multilinha pressionando ALT+ENTER no Windows ou CTRL+OPTION+RETURN no Mac.
A tabela a seguir lista os campos que podem ser incluídos no arquivo. os campos de nome, e-mail e restrição são obrigatórios ao importar novos usuários. Ao atualizar usuários existentes pela importação em massa, é necessário apenas um identificador exclusivo (como um e-mail ou ID externa).
| Campo | Descrição |
|---|---|
| name | Obrigatório para importar novos usuários. Nome completo do usuário. |
Obrigatório para importar novos usuários. Endereço de e-mail completo do usuário (algumusuário@minhaempresa.com). Se incluir mais de um endereço de e-mail para um usuário, separe-os por uma barra vertical (|). Por exemplo: first@yourcompany.com|second@yourcompany.com
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|
| external_id | Se você possui uma ID que não o endereço de e-mail do usuário (como ID do funcionário ou número de referência do cliente), pode incluí-la aqui. As IDs externas precisam ser exclusivas para cada usuário, senão os dados serão sobrescritos. Se precisar configurar vários endereços de e-mail ou números de telefone para um único usuário, você pode fazer isso criando várias entradas para o usuário no arquivo CSV e usando a mesma coluna external_id para todas as linhas que deseja associar a um único usuário. Com exceção dos números de telefone ou e-mail adicionais, os valores em todas as outras colunas devem permanecer os mesmos para cada linha. Se qualquer ID externo, endereço de e-mail ou número de telefone corresponder a mais de um usuário existente, essa linha será rejeitada da importação em massa.
Observação: se você importar usuários com o campo external_id como o único identificador deles (ou seja, você não está incluindo também o endereço de e-mail), precisará incluir também o campo de e-mail no arquivo CSV vazio. Por exemplo:
|
| details | Informações detalhadas sobre o usuário, como o endereço. As informações são visíveis somente para os membros da equipe e não para os usuários finais. |
| notes | Observações sobre o usuário. As observações são visíveis somente para os membros da equipe e não para os usuários finais. |
| phone (sem importador de dados) |
Os números de telefone do usuário. Números de telefone exclusivos são adicionados como linhas diretas. Os números que já existem são adicionados como linhas secundárias. Para trabalhar com o Talk, os números de telefone precisam estar no formato do padrão internacional E.164. |
| shared_phone_number (sem importador de dados) |
Se for um número de telefone compartilhado, defina como "true". Um número de telefone compartilhado não pode ser usado como identidade do usuário. |
| phones (apenas com importador de dados) |
Os números de telefone não compartilhados do usuário. Números de telefone exclusivos são adicionados como linhas diretas. Os números que já existem são adicionados como linhas secundárias. Para trabalhar com o Talk, os números de telefone precisam estar no formato do padrão internacional E.164. |
| shared_phone (apenas com importador de dados) |
O número de telefone compartilhado do usuário. Para trabalhar com o Talk, os números de telefone precisam estar no formato do padrão internacional E.164. |
| role | Diferenciação entre maiúscula e minúscula: "End-user", "Agent" ou "Admin". Se você não configurar uma função, o usuário é definido como usuário final. |
| restriction (sem importador de dados) |
As restrições definem os privilégios do membro da equipe ou do usuário final, os tickets aos quais ele tem acesso etc. Isso é necessário para importar novos usuários quando a função do usuário é definida como Agente.
Em planos não Enterprise, os seguintes valores de restrição são compatíveis:
Os valores restritivos de "organization" e "requested" podem ser atribuídos quando a função do usuário está definida como "End-user".
Observação: nos planos Enterprise, as funções de agente anulam as restrições de agente padrão. Isso significa que você não pode usar as restrições padrão listadas na tabela acima para importar ou atualizar um agente. Você deve especificar uma função de agente. Se você usar acidentalmente um nome de função que não existe no Zendesk Support, o agente é definido com a função padrão de agente light.
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| ticket_restriction (apenas com importador de dados) |
|
| organization (sem importador de dados) |
O nome da organização a qual o usuário será adicionado. A organização já deve existir ou a importação falhará. Nos planos Professional e Enterprise, é possível adicionar um usuário a várias organizações separando os nomes das organizações com uma barra vertical. Por exemplo: A organização padrão de um usuário é a primeira organização em ordem alfabética. Não é possível definir outra organização padrão durante uma importação em massa. No entanto, a organização padrão de um usuário pode ser ajustada manualmente ou com o ponto de extremidade Support API - Set Membership as Default. |
| organizations (apenas com importador de dados) |
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| tags | Você poderá adicionar tags de usuários quando a marcação com tags de usuários e organizações tiver sido habilitada para o seu Zendesk Support (consulte Inclusão de tags em usuários e organizações). Separe cada tag com uma vírgula. |
| brand (sem importador de dados) |
Se a conta tem diversas marcas, é possível especificar um subdomínio de marca. O subdomínio de marca que você especifica determina a marca do e-mail de boas-vindas enviado para o usuário, desde que a marca esteja ativa e tenha a central de ajuda ativada. Se o subdomínio da marca especificado não estiver ativo, não tiver uma central de ajuda ativada ou não existir, a coluna será ignorada e o e-mail de boas-vindas será enviado usando a marca padrão. Especifique apenas o subdomínio da marca. Por exemplo, use meudomínio e não meudomínio.zendesk.com. |
| custom_fields.<chave do campo> | Ao realizar uma importação em massa de usuários, você pode importar um campo de usuário personalizado especificando os prefixos e a chave de campo dos custom_fields. Por exemplo, para a chave de campo subscription_date, use o exemplo a seguir para definir os valores importados para esse campo. custom_fields.subscription_date As chaves de campo personalizado diferenciam maiúsculas e minúsculas e precisam ser inseridas em caixa baixa. Se você estiver importando informações para uma caixa de seleção, insira 'true' para marcá-la ou 'false' para deixá-la desmarcada. para definir o valor das opções de lista suspensa, use a tag que você adicionou ao criar a lista suspensa. Para campos de data personalizados, use os formatos AA/MM/DD ou AAAA-MM-DD. Para localizar a chave de um campo de usuário personalizado:
Se o valor de um campo não estiver formatado corretamente, a importação falhará e você receberá um relatório de erro especificando quais registros não puderam ser salvos.
Observação: se o campo de usuário personalizado que você está importando for o campo de relacionamento de pesquisa, insira a ID do objeto relacionado como o valor para esse campo. Por exemplo, para uma organização, digite o ID da organização; para um usuário, insira o ID do usuário; para um registro de objeto personalizado, insira o ID do registro. Para encontrar o ID de uma organização, um usuário ou registro de objeto personalizado, você pode exportar dados de sua conta ou usar a Organizations API, a Users API ou a Custom Object Records API.
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Importação do arquivo CSV de dados do usuário
Você pode usar uma importação em massa para criar novos usuários ou atualizar os usuários existentes.
Sua importação é adicionada à fila e os usuários são adicionados ao Zendesk Support quando o processo de importação é concluído. O tamanho do arquivo CSV e da fila determinam quanto tempo leva para cada importação ser concluída.
Uso do importador de dados para importar dados do usuário
Você pode usar o importador de dados para importar um arquivo CSV que cria ou atualiza usuários existentes e captura registros de todas as tentativas de importação por meio da página Importador de dados.
- Na Central de administração, clique em
Objetos e regras na barra lateral e selecione Ferramentas > Importador de dados. - Clique em Importar.
- Em Alvo desejado, selecione Usuários.
- Em Tipo de importação, escolha uma destas opções:
- Apenas criar: somente novos usuários são adicionados. Todos os dados no arquivo CSV relativos a usuários existentes são ignorados.
- Apenas atualizar: atualize os dados dos usuários existentes listados em seu arquivo CSV. O external_id é obrigatório para atualizar usuários. Quaisquer dados relativos a novos usuários são ignorados.
- Criar e atualizar: adicione novos usuários e atualize os dados dos usuários existentes listados em seu arquivo CSV.
Observação: se qualquer ID externo, endereço de e-mail ou número de telefone corresponder a mais de um usuário existente, essa linha será rejeitada da importação em massa. Verifique seu histórico de importações. - Em Carregamento de arquivo, arraste e solte o arquivo ou clique para carregar e selecione o arquivo CSV no explorador de arquivos.
Se precisar alterar o arquivo selecionado, clique no ícone de apagar (
) ao lado do nome do arquivo. - Clique em Next.
- Analise a lista Mapeamento de campos.
- Se o mapeamento de campos estiver correto, clique em Avançar.
- Se o mapeamento de campos não estiver correto, clique em Voltar. Edite o arquivo CSV para ficar de acordo com os requisitos de formato e, em seguida, recarregue o arquivo.
- Analise o resumo de detalhes da importação na janela de confirmação e clique em Começar a importação.
Após o início da importação, as alterações importadas não podem ser revertidas. Para verificar o status de uma importação, confira o histórico de importações.
Uso de uma importação de ações em massa para importar dados do usuário
Embora seja recomendável usar o importador de dados, você ainda pode usar as páginas de ações em massa para importar informações novas e atualizadas dos usuários.
- Na Central de administração, clique em Pessoas na barra lateral e selecione Ações em massa > Importar usuários.
- Selecione as opções de importação:
-
Criar novos usuários: essa opção é selecionada por padrão e não pode ser desmarcada. Isso ocorre porque os usuários listados no arquivo CSV que não existem na sua conta do Zendesk são sempre criados.
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Atualizar usuários existentes: selecione essa opção de importação se você também quiser modificar dados de usuários existentes.
É necessário incluir um external_id ou endereço de e-mail para cada usuário no arquivo CSV para que eles possam ser identificados. Além dos campos de identificação do usuário, inclua apenas os campos que deseja atualizar no arquivo CSV. Se você não inserir o valor de um campo em seu arquivo CSV, esse valor será substituído para o usuário existente. Consulte Atualização dos dados do perfil de usuário existente.
Se qualquer ID externo, endereço de e-mail ou número de telefone corresponder a mais de um usuário existente, essa linha será rejeitada da importação em massa.
Observação: se você não quiser adicionar novos usuários, deverá usar o importador de dados. Ao usar as páginas de ações em massa, se o seu arquivo CSV contiver informações sobre novos usuários, eles sempre serão adicionados, independentemente da opção de importação selecionada. -
- (Opcional) Selecione Incluir ID externa no arquivo CSV de saída?.
Quando o processo de importação estiver concluído, você receberá uma notificação por e-mail que inclui um link para um arquivo de resultados da importação CSV separado. Use esse link para baixar o arquivo e visualizar os resultados da importação. O arquivo mostra o status dos dados do usuário que você tentou importar (Criado, Atualizado, Ignorado). Se você selecionar essa opção, o relatório incluirá o endereço de e-mail ou um ID externo para cada usuário criado ou atualizado.
Se você não selecionar essa opção, os IDs externos serão apagados do arquivo de resultados da importação CSV. Nesse caso, apenas o endereço de e-mail do usuário será listado para cada usuário criado ou atualizado.
- Clique em uma das seguintes opções: Selecionar arquivo ou Deixe-me colar os dados.
- Clique em Importar.
Sua importação é adicionada à fila e os usuários são adicionados ao seu Zendesk Support quando o processo de importação é concluído. Você receberá um e-mail quando a importação for concluída.