快速启动清单
人员 组织您的团队 |
创建组 - 4 分钟 创建容器以组织您的团队 |
添加专员和管理员 - 6 分钟 邀请您的团队成员 |
|
电邮 设置您的电邮渠道 |
创建自定义客服电邮地址 - 6 分钟 创建其它 Zendesk 电邮地址 |
连接现有电邮 - 20 分钟 将您现有的电邮转发到 Zendesk |
|
自定义电邮通知 - 10 分钟 使用您的徽标和颜色对电邮进行品牌打造 |
|
工作区 设置工具以提高专员效率 |
使用视图筛选工单 - 7 分钟 根据您定义的标准组织工单 |
创建专员宏 - 10 分钟 使专员可一键回复 |
|
工作流程 设置路由和自行程序 |
使用工单字段捕获数据 - 10 分钟 创建自定义字段以捕获相关数据 |
设置全方位渠道路由 - 10 分钟 |
|
使用工单触发器自动化工作流程 - 10 分钟 创建规则以帮助转接和处理工单 |
人员:组织您的团队
让我们从创建组开始,这是用于组织工作人员的容器。然后您可以添加工作人员,即在您的实例中工作的专员和管理员。
创建组
组 将专员收集在一起,允许管理员在组级别管理专员工单分配和对视图和宏等工具的访问。专员可以同时属于多个组。更改组的成员和分配非常简单,无需更改组的设置。
以下示例显示了 Chat、Talk 和 Support 组。
您知道吗?
专员组是创建影响工单转接、工单安全和工单视图的业务规则的重要组成部分。在继续进行启动设置之前,请确保您已创建一组名称一致、定义明确的全面专员组。此功能适用于所有 Zendesk Support 服务模式。
示例
- 您可以根据专员支持的 Zendesk 渠道定义专员组。
Zendesk > 分类 > Chat、Talk、Support - 您可以根据专员的职能或专业级别定义组。
Zendesk > 分类 > 销售、财务、送货
Zendesk > 分类 > 1 级专员、2 级专员、3 级专员
最佳实践
组很重要,可用来管理工单转接和定义工单视图。创建具有明确目的的组,并为其指定与其功能相匹配的名称。
显示如何操作
添加专员和管理员
当您准备就绪时,可以开始添加专员和管理员。您可以通过批量导入用户手动添加,或通过 Zendesk API。只有管理员才能添加专员和管理员。您添加的每个新专员和管理员都会收到一封欢迎电邮和验证链接。
您知道吗?
- 您可以添加任意数量的专员或管理员,数量不限,数量不限。
- 如果您想批量导入用户和组织,您必须先 批量导入组织 。
- 在 Support Enterprise 服务模式中,您可以在专员的个人资料中设置专员所属组,但无法在其中设置专员权限和工单访问权限。专员权限和访问权限(组除外)由专员的自定义用户角色决定。
- 此功能适用于所有 Zendesk Support 服务模式。
示例
- 您可以添加一名专员,并将其分配给北美组织的法务组(以英语为首选语言)。
- 添加专员时,您可以授予高级专员对所有工单的访问权限,并仅授予初级专员对其组中工单的访问权限。
最佳实践
只有几名管理员(大约 1-5 名),以免人多误事。
重要提示:此时,您可以添加其他管理员(也可以添加一名专员)来帮助您进行设置和测试,稍后再添加团队的其他成员。或者,您也可以立即添加每个人。您添加的任何人都将收到一封欢迎电邮,并可以访问 Zendesk。
显示如何操作
电邮:设置您的电邮渠道
现在,让我们设置您的电邮,以便客户可以联系您。您的 Zendesk 帐户中已有一个电邮地址可供使用。您可根据需要创建任意数量的额外电邮地址。如果您有自己的支持电邮地址,可以设置转发到 Zendesk。此外,您还可以自定义电邮通知,使其与品牌相匹配。
如需更好地了解 Zendesk 中电邮的工作方式,请参阅 Zendesk 中电邮完整指南。
创建自定义支持电邮地址
您的帐户已为终端用户提供了一个电邮地址用于提交工单:support@myaccount.zendesk.com。您可以为终端用户提供另一个电邮地址,称为客服电邮 地址。您可以添加任意数量的客服电邮地址。客服电邮地址可以是您 Zendesk 电邮地址的变化,也可以是外部电邮地址。
您知道吗?
所有 Zendesk Support 服务模式都支持此功能。如果您使用计划使用 Zendesk 电邮地址,请按照本部分中的任务设置备用电邮地址。
如果您打算使用自己现有的外部电邮地址,可以稍后 连接您现有的支持电邮地址 。设置外部电邮地址时,您还有一个额外步骤来设置电邮转发。但 请勿 设置 电邮转发 。您需要花些时间来完成帐户设置,然后才能在 Zendesk 中接收电邮。
示例
- training@mycompany.zendesk.com、help@mycompany.zendesk.com
- hr@mycompany.com、support@mycompany.com、webmaster@mycompany.com、ap@mycompany.com
最佳实践
使用客服电邮地址以匹配您的工单问题。配置客服电邮地址时,请考虑客户体验。通常,地址本身就能传达出所提供服务的类型。
显示如何操作
连接现有的客服电邮地址
您可以根据需要使用自己现有外部电邮地址提供支持。要通过外部电邮地址(而不是 Zendesk Support 电邮地址)接收支持请求,您需要将从外部电邮地址收到的电邮转发到 Zendesk 帐户中的电邮地址。
如果您不打算使用外部电邮地址,可以跳过此步骤。
您知道吗?
您需要在自己的外部电邮帐户,而不是在 Zendesk Support 中配置电邮转发。具体的操作取决于您所使用的电邮提供商。许多电邮提供商允许用户创建电邮转发规则,因此,您可选择将哪些新到的电邮转发到自己的 Zendesk 帐户。此功能适用于所有 Zendesk Support 服务模式。请勿设置转发,除非您已准备好将发送到该地址的所有电邮都转为 Zendesk 中的工单。
示例
您可以设置来自 Microsoft Exchange 和 Outlook、Google Gmail、Yahoo Mail 等的电邮转发。
最佳实践
请务必设置自动转发,而不是手动转发。手动转发来自外部客服电邮地址的电邮将会导致工单被阻止。
显示如何操作
自定义您的电邮通知
您可自定义发送给客户的电邮通知的外观和风格,使您的帐户具有可识别的公司身份。从 Zendesk 发送的所有电邮通知都将格式化为 HTML 和纯文本电邮。您可以通过一些简单的样式更改自定义 HTML 模板,使其与您的品牌保持一致。
如果您要编辑特定电邮通知中的文本,则需要编辑控制通知的触发器。帐户中已设置了一些电邮通知的默认触发器。
您知道吗?
电邮模板包含显示电邮内容(可能包括工单评论和用户个人资料照片)的占位符 {{content}}。内容是在 触发器、 自行程序或任何其他从您的帐户发送电邮的内容中定义的。此功能适用于所有 Zendesk Support 服务模式。
示例
您可以更改 HTML 电邮模板,以添加公司徽标、字体类型和字体颜色。
最佳实践
一般而言,自定义应尽可能简单。设计 HTML 电邮并不容易,因为 HTML 和 CSS 在不同网络浏览器和电邮客户端中的呈现方式各不相同。此外,某些类型的格式可能触发垃圾信息过滤器。
显示如何操作
工作区:设置工具以提高专员效率
现在让我们为专员提供有效工作的工具,帮助他们取得成功。
使用视图筛选工单
使用共享视图提高专员工作效率。视图用于根据您定义的特定标准动态组织工单。使用视图有助于您确定哪些工单需要您或您的团队的注意,并相应开展规划。管理员可以创建视图与专员共享,专员也可以创建其自己的(个人)视图。
您知道吗?
日常支持工作流程默认提供一组预定义视图,您可以根据需要对其进行修改。您也可以创建自定义视图。此功能适用于所有 Zendesk Support 服务模式。
示例
- 为专员创建视图以查看分配给其的工单。使用 Ticket:Assignee is (current user) 作为使共享视图根据已登录专员动态更改的条件。
- 为需要分配的新工单创建分类视图。
- 为 24 小时前收到的未分配工单创建视图。
最佳实践
- 定义共享视图时,请考虑以下事项:是否有某些工单优先于其他工单?它们有什么特点?
- 专员可能会非常关注其视图。在更改共享视图的顺序或视图的列和顺序之前,请咨询您的专员。
显示如何操作
创建专员宏
在工单中嵌入宏可帮助专员节省时间并提供一致回复。宏是一组预定义的操作,专员单击一次即可应用于工单。可用简单、标准的回复进行解答的支持请求才可以创建宏。这样可以节省您的时间和精力,不用为存在相同问题的所有客户分别创建回复。
您知道吗?
宏适用于所有 Zendesk Support 服务模式。与触发器和自行程序不同,专员必须手动将宏应用于工单。无法为特定渠道设置宏,但可以按品牌限制宏。
示例
- 您的团队收到大量密码重置查询。您想要向此类新到的查询发送回复,其中包含自助服务说明列表以及帮助中心文章链接。
- 有时,专员会收到不满意客户发来的愤怒支持电邮,其中包含一定要求。您的法务部门要求专员使用预定义的、一致措辞回复此类查询。
最佳实践
- 创建多个宏,每个宏带有少量操作,而不是创建带有大量操作的复杂宏。
- 用于宏可使客户回复个性化并避免拼写错误。
显示如何操作
工作流程:定义路由和工作流程
现在让我们为专员提供高效工作的工具,帮助他们取得成功。
使用自定义工单字段捕获更多数据
工单是专员与客户之间对话的记录。工单字段 位于工单侧栏中,用于存储信息、转发工单和排列工单优先级。Zendesk 为工单提供了默认字段集。您可以根据需要添加自定义字段。
您知道吗?
Support Enterprise 允许拥有多张工单表格,这样您可以根据工单类型定制工单字段。其他 Support 服务模式仅允许拥有一张工单表格。您可以使用工单字段值作为输入,以便管理工作流程和视图。
示例
- 房产公司可能添加房产位置的自定义工单字段。
- 财务和采购部门可能添加采购订单号的自定义工单字段。
最佳实践
- 考虑您要在工单字段中收集并包含在报告中的数据。例如,您可以添加一个内部字段,用于跟踪哪些类型的问题生成的工单最多。
- 设计工单字段时,请考虑您需要终端用户在提交工单之前填写哪些字段,以及专员解决工单时需要哪些字段。还要考虑哪些字段需要面向终端用户,以及哪些字段仅供内部使用。
- 鼓励专员尽早填写工单字段,以便工单显示在正确视图中,并使自动工作流程按预期工作。
- 添加自定义字段时,最好尽可能使用下拉字段。下拉菜单可以创建干净整洁的报告,有效应用简单的业务规则,并简化专员和终端用户的体验。
显示如何操作
设置全方位渠道路由
全方位渠道路由 是Zendesk Suite中的默认路由体验。它将一致的转接逻辑应用于来自电邮、消息传送对话和电话的工单。全方位渠道路由可高度配置,因此管理员可以针对其独特的工作流程进行优化,提高专员效率,并提高 SLA 的遵守率。
您知道吗?
全方位渠道路由在 Zendesk 中提供唯一的自动“推送”路由模式,并利用许多现有业务规则来提供更复杂、更有效的工单工作流程。在 Professional 及更高服务模式中,全方位渠道路由包括现有业务规则功能的增强功能,例如用于分配技能和技能优先级的工单触发器操作。
示例
- 您可以根据SLA违反时间确定工作的优先级
- 您可以确保重新分配的工单转接到最合适的空闲专员进行解决。
- 您可以使用自定义队列将工单转接到多个主要和次要专员组,这有助于减少首次响应时间。
最佳实践
全方位渠道路由是将工单发送给专员的最佳方式。您可以从标准设置和配置开始,然后随着工作流程的发展添加更复杂的选项。在修改路由配置之前,最好先审阅各个选项并制定计划。
显示如何操作
使用触发器使工作流程自动化
您可以创建 触发器 以智能方式处理工单,节省专员时间。触发器是您定义的基于活动日志的业务规则,在工单创建或更新后立即运行。从根本上而言,触发器是因果关系语句。如果工单满足一组条件,则执行操作。
您可以根据业务需求创建不限数量的触发器。例如,您可能有一个触发器可在客户创建新工单时自动回复客户,或者您可能有一个触发器可自动为 VIP 客户的工单分配高优先级。
您知道吗?
Zendesk Support 有些您可能想要取消激活或更改的默认触发器。如果您在上线之前未检查触发器列表,最终可能会得到一个满是垃圾通知的收件箱。触发器适用于所有 Zendesk Support 服务模式。
示例
您可以使用触发器来:
- 当您外出时通知客户
- 发送客户满意度评分跟进
- 自动将优先客户转接给专门的支持组
- 当故障工单相关事务达到特定数量时通知专员
最佳实践
- 建立触发器时尽可能具体。为此,一种方法是使用“Ticket is”条件来定义触发器是在工单创建还是更新时触发。
- 触发器可以相互影响,因此请务必考虑触发器的顺序,确保不会产生意外的级联影响。请参阅了解触发器何时运行和触发。
- 如果不确定触发器的行为是否符合预期,您可以查看工单的所有活动日志,以了解哪些触发器影响了该工单并帮助您解决问题。
显示如何操作
翻译免责声明:本文章使用自动翻译软件翻译,以便您了解基本内容。 我们已采取合理措施提供准确翻译,但不保证翻译准确性
如对翻译准确性有任何疑问,请以文章的英语版本为准。
6 条评论
Jennifer Rowe
Hi 7920739291674
Here's all the information about creating articles for your knowledge base.
https://support.zendesk.com/hc/en-us/sections/4405298910106-Working-with-articles-in-the-knowledge-base
Hope that helps. Let me know if that's not what you're looking for.
Note that first you have to enable your help center in setup mode, before you can start creating content. This might already have been done for you, as part of the trial process.
You might also find this article helpful for evaluating help center in a trial:
https://support.zendesk.com/hc/en-us/articles/4408833984538-Evaluating-the-help-center-in-your-Zendesk-Suite-trial-account
2
Laya Y
Hi there
We are exploring zendesk for our ticketing platform as well as for creating a knowledgebase for our clients.
I am unable to find the knowledgebase section where i can create my articles for the clients to see.
Can you help.
1
William Tavares
Dear Christine this is William Tavares I'm back in the area now and like to get connected again and begin workflow and organization of tickets insights thereof please email me and give me the instructions and how to start up my startup again.da it's a new day and a new time for me and it'll be right for me to start back again thank you bye-bye.
1
Zsa Trias
Hello Kristin,
This may require HTML.
Sample script below:
Please see this external doc for reference.
1
Kristin Reynolds
I love the checkable list at the top of this article! Is there custom code that I could use to replicate it in Guide articles?
2
Brett Bowser
I'll share this with our documentation team so they can get the article updated.
Cheers :)
0
登录再写评论。