Organização do conteúdo da base de conhecimento em categorias e seções

Qual é o meu plano?

Quick Look: Central de Ajuda ou Administrador do Guide > botão Adicionar

É possível organizar o conteúdo da base de conhecimento em categorias e seções, além de gerenciar a ordem dessas categorias e seções.

Você precisa ser um administrador do Guide para adicionar e editar seções e categorias.

O artigo abrange os seguintes tópicos:

• Adição de uma categoria à sua base de conhecimento
• Adição de uma seção à sua base de conhecimento
• Edição de categorias ou seções
• Exclusão de categorias e seções
• Como trabalhar com rascunhos de categoria e de seção

Artigos relacionados:

• Mudança de seções e artigos da central de ajuda
• Reordenação do conteúdo da base de conhecimento da central de ajuda
• Adição de subseções para criar mais níveis na sua central de ajuda

Adição de uma categoria à sua base de conhecimento

As categorias são os recipientes de organização de nível mais alto da Central de Ajuda. As categorias contêm seções. A central de ajuda deve ter ao menos uma categoria. Se você tiver apenas uma categoria na Central de Ajuda, a categoria em si ficará oculta para os usuários finais e eles verão somente as seções na sua Central de Ajuda.

Para obter mais informações, consulte Sobre a estrutura da base de conhecimento da central de ajuda.

Como adicionar uma categoria

1. Na central de ajuda ou no administração do Guide, clique em Adicionar na barra de menu superior e selecione Categoria.

   

2. Insira um Nome e, opcionalmente, uma Descrição para a sua categoria.
3. (Apenas nos planos Enterprise) Na barra lateral, se você tem vários modelos de categoria em seu tema em uso, clique no menu Modelo e selecione um modelo.

   Se você não selecionar outro modelo, o modelo de categoria padrão será aplicado.

   

4. Na barra lateral, confira se o Idioma original certo está selecionado.
5. Clique em Adicionar.

   A categoria é criada. Lembre-se de que se você tiver apenas uma categoria, ela ficará oculta para os usuários finais e eles verão somente as seções que estiverem na sua central de ajuda.

   Dica: para obter informações sobre como exibir uma seção em diversas categorias, consulte Exibição de um artigo ou seção em várias seções ou categorias em nossas notas técnicas de suporte.

Adição de uma seção à sua base de conhecimento

As seções contêm artigos relacionados. Para adicionar uma seção, é necessário ter ao menos uma categoria para atuar como o recipiente pai, exceto nos planos Enterprise. Nos planos Enterprise, as seções também podem conter subseções, então uma seção pode ser o filho de uma categoria ou uma seção, enquanto em outros planos, cada seção precisa ser o filho de uma categoria.

As permissões para visualização e gerenciamento de artigos em uma seção são definidas ao nível de artigo, não ao nível de seção.

Se a visibilidade de todos os artigos de uma seção for interna (indisponível no Suite Team), a seção não será visível aos usuários finais, porém se um artigo de uma seção interna estiver visível aos usuários finais, a seção se tornará visível também.

Como adicionar uma seção

1. Na central de ajuda ou administração do Guide, clique em Adicionar na barra de menu superior e selecione Seção.

   

2. Insira um Nome e, opcionalmente, uma Descrição para sua seção.
3. Se você oferece suporte a vários idiomas, confirme se o idioma original certo está selecionado (indisponível no Suite Team).
4. Em Ordenar artigos por, selecione uma opção de como você gostaria que os artigos fossem exibidos nessa seção.

   Se você escolher ordenar manualmente os artigos, consulte Alteração manual da ordem dos artigos para realizar a alteração.

5. Em Hierarquia, clique no campo e selecione onde gostaria que a seção fosse exibida na sua central de ajuda.

   No Suite Growth e superior ou Guide Professional, selecione uma categoria como a primária para essa seção. As seções não podem conter seções.

   Nos planos Enterprise, você pode selecionar uma categoria ou uma seção como a primária para essa seção. Você pode aninhar as seções dentro de outras em, no máximo, cinco níveis de seção, com até 200 seções dentro de uma seção.

6. (Apenas nos planos Enterprise) Se você tem vários modelos de seção em seu tema em uso, clique no menu Modelo e selecione um modelo.

   Se você não selecionar outro modelo, o modelo de seção padrão será aplicado.

7. Clique em Adicionar.

   A seção é criada. Lembre-se: se você tiver apenas uma categoria, ela ficará oculta para os usuários finais e eles verão somente as seções que estiverem na sua central de ajuda.

   Dica: para obter informações sobre como exibir uma seção em diversas categorias, consulte Exibição de um artigo ou seção em várias seções ou categorias em nossas notas técnicas de suporte.

Edição de categorias ou seções

É possível alterar as propriedades de uma categoria ou seção, incluindo o título e a descrição.

Para editar uma categoria ou seção, faça uma destas ações:

• Na Central de Ajuda, navegue até a categoria ou seção que você deseja editar e clique em Editar seção na barra de menu superior.

  

• Na Administração do Guide, clique no ícone Organizar conteúdo () na barra lateral e procure a categoria ou seção que deseja editar. Clique no menu de opções no fim do título da seção e selecione Editar categoria ou Editar seção.

  

Exclusão de categorias e seções

Quando você apaga uma categoria, todas as seções contidas nela também são apagadas e todos os artigos (incluindo todas) contidos nas seções são arquivados.

Quando você apaga uma seção, todos os artigos contidos na seção (incluindo traduções) são arquivados.

Como apagar uma categoria ou seção

1. Siga uma das opções abaixo para editar a categoria ou seção que você deseja apagar:
   • Na Central de Ajuda, navegue até a categoria ou seção que você deseja apagar e clique em Editar seção na barra de menu superior.

     

   • Na Administração do Guide, clique no ícone Organizar conteúdo () na barra lateral e procure a categoria ou seção que deseja apagar. Clique no menu de opções no fim do título da seção e selecione Editar categoria ou Editar seção.

     

2. Clique em Apagar na parte inferior da barra lateral.
3. Confirme que você deseja apagar a categoria ou seção.

   Não é possível recuperar categorias ou seções apagadas. Quaisquer artigos contidos em uma seção apagada são arquivados. Você pode restaurar artigos arquivados para outra seção, se precisar.

Como alternativa, para apagar uma categoria ou seção, você pode clicar em Artigos > Organizar artigos e no nome da categoria ou seção que deseja apagar (será necessário expandir uma categoria para ver suas seções). Na página de edição, clique em Apagar na parte inferior da barra lateral. Se a página de edição não abrir quando você clicar no nome da categoria ou da seção a partir da opção Organizar artigos, é provável que ela tenha sido bloqueada por um bloqueador de pop-up.

Como trabalhar com rascunhos de categoria e de seção

Se você criar uma categoria ou seção que for um trabalho em andamento e quiser restringir o acesso a ela, você pode marcá-la como rascunho. Ao marcar a categoria ou a seção como rascunho, o status fica como rascunho em todos os elementos dela.

Observação: você precisa ser um administrador do Guide para visualizar seções e categorias de rascunho e o conteúdo nelas.

As etapas para marcar uma seção ou categoria recém-criada como rascunho diferem um pouco das que executamos em uma categoria existente.

Como marcar uma categoria ou seção recém-criada como rascunho

1. Crie e salve uma nova seção ou categoria, seguindo a descrição em Adição de uma categoria à sua base de conhecimento ou Adição de uma seção à sua base de conhecimento.

   A seção ou categoria é criada e permanece aberta para edição.

2. Clique na opção Marcar como rascunho na barra lateral.

   

3. Clique em Atualizar na parte superior da página.

Como marcar uma categoria ou seção existente como rascunho

1. Abra a categoria ou a seção em modo de edição, conforme descrito em Edição de categorias e seções.
2. Clique na opção Marcar como rascunho na barra lateral.
3. Clique em Atualizar na parte superior da página.

As categorias e seções marcadas como rascunho não são visíveis para os usuários finais e só podem ser acessadas por administradores do Guide.

Como determinar se a categoria ou seção está marcada como rascunho

• Abra a categoria ou a seção em modo de edição, conforme descrito em Edição de categorias e seções.
  • Uma categoria ou uma seção no modo de rascunho é indicada por um rótulo Rascunho na parte superior da página de edição:

    

  • Uma nova seção adicionada à categoria em modo de rascunho exibe um banner na parte superior da página:

    

    Quando a categoria é publicada, a seção sai do modo de rascunho e o banner é removido. No entanto, se a seção for marcada manualmente como rascunho, ela permanecerá em modo de rascunho até que toda a marcação seja removida.