Zendesk Support 和 Zendesk Guide 协同工作,可帮助您设置和管理自助服务客户体验和支持工作流程。
Zendesk Support 是您支持操作的强大后端:定义您的支持工作流程,帮助您管理用户和工单队列。Zendesk Guide 是您提供给客户的帮助中心,它包含您的知识库内容,使您的客户可以轻松访问,向您的员工请求支持。
通过这篇文章您将发现,Support 和 Guide 紧密协作,您在 Zendesk Guide 中向客户呈现的客户体验中的一些关键元素都是在 Zendesk Support 中配置和启用的。
本文章包含两个主要部分:
第一部分说明了设置终端用户和专员帮助中心访问权限的基本知识,以及专员如何宣传和帮助您的自助服务和目标。另一部分介绍了管理员如何结合使用 Support 和 Guide 来改善客户支持体验,以及如何跟踪、管理和改进自助服务内容。
如果您只是开始使用 Zendesk Suite(尤其是在设置帮助中心和自助服务渠道),并希望快速启动,第一部分介绍了所需的基本信息。第二部分中的信息更为高级,可能是您在启动支持解决方案后需要执行的步骤。
使终端用户和专员可访问自助服务渠道并参与进来
配置终端用户的访问权限,以提交工单和查看帮助中心
由于客户是您使用 Zendesk 进行的所有操作的关键,因此客户(或终端用户)记录可在所有产品之间共享。设置 Guide 时,这意味着您需要在 Support 中配置将影响 Guide 的用户访问权限和用户角色。
Zendesk Support 的管理员可使用“ 客户 ”和“ 安全 ”设置页面定义您允许客户的访问类型。这些访问权限设置会 影响 Support 和 Guide 访问权限。
- 已开启是指帮助中心对所有人可见且任何人均可提交支持请求。
- 已关闭 是指帮助中心对所有人可见,但只有您添加到 Zendesk 帐户中的用户可以登录并提交支持请求。
- 受限 是指帮助中心对所有用户可见,但只有电邮地址包含您批准域名的用户才能成功提交支持请求。
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定义谁可以提交工单、客户是否需要注册、帮助中心访问身份验证方法。
请参阅:
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需要用户登录才能查看和使用您的帮助中心(这允许您创建封闭式帮助中心)。
请参阅:
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授予专员 Guide 管理员权限
专员在 Guide 中的用户角色默认定义为 Guide 查看者 。此用户角色允许他们参与知识库,但没有任何管理权限。他们与内容相关的权限不是基于用户角色的,而是由 Guide 中设置的用户区段决定的。(对于内容的访问权限还有另一层限制,具体说明 请参阅限制对帮助中心特定内容区域的查看和编辑访问)。
管理员被定义为 Guide 管理员 ,被授予 Guide 中的所有权限,包括所有管理权限和对所有内容的访问权限,无论哪个用户区段。管理员还可以向专员授予完全的 Guide 管理员权限。
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授予专员 Guide 管理员权限。 | 按用户角色查看用户角色权限比较。
请参阅:
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限制对帮助中心特定内容的查看和编辑访问
用户区段是终端用户和/或专员的集合,由一组特定的属性定义,用于确定对帮助中心内容的访问权限。
每个用户区段包含已登录客户 或 专员。此外,根据 Support 用户个人资料中的属性,确定包括哪些已登录用户或专员。对于已登录用户,您可以添加在其用户个人资料和/或他们加入的组织中包含的工单标签。对于专员,则根据工单标签及其所属的专员组。
用户区段是用户权限的构建基块。您可以将用户区段应用到知识库文章以定义查看访问权限。并使用用户区段来建立管理权限,并将其应用于知识库文章,以定义编辑和发布权限。每篇文章只能应用一个用户区段用于可见度,一个用户区段用于管理。
当您应用可见度或管理的用户区段时,只有这些用户有权限查看或编辑这些知识库文章。用户区段不适用于可以访问所有组别的 Guide 管理员。
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对于客户,将工单标签添加到其用户个人资料,或将其添加到组织并将其用作用户区段的标准。对于专员,使用工单标签及其所属的组。
授予专员 Guide 管理员权限。 请参阅:
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创建用户区段并将其应用到知识库的文章中。
请参阅: |
引导客户前往帮助中心的自助服务内容
为确保客户能发现并使用您使用 Guide 向客户提供的自助服务内容,引导客户访问该内容。您可以使用 Zendesk Support 中的专员界面帮助增加流量到您的帮助中心内容。
您可以在全局宏中添加帮助中心文章的链接,专员也可以在其个人宏中手动添加文章链接,以便回复客户。
专员可使用“背景信息”面板中的“知识”,轻松访问帮助中心文章。他们无需离开工单即可快速搜索相关文章,并在回复中插入文章链接。
另一种选择是使用自动回复,它使用机器学习通过可能相关的知识库文章列表自动回复支持请求。
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专员可使用“背景信息”面板中的“知识”,在工单回复中插入帮助中心文章链接。
设置自动回复,自动回复带有相关帮助中心文章链接的支持请求。 |
在电邮和网络表格中提供知识库内容。
请参阅:
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提供关于知识库的反馈并贡献新内容
您的专员不断与您的知识库内容互动,并对知识库的有效性有第一手经验,因此他们应积极参与知识库的开发和维护。
当您开始开发知识库内容时,您可以分析支持数据,以确定给客户带来最多麻烦或困惑的领域,并集中精力将其记录下来。
使用“知识提取”应用,专员可在给客户的回复中轻松搜索并添加知识库文章的链接。专员还可以标记需要注意的文章(例如,更新准确性),并在应用内创建新文章。
在 Enterprise 服务模式中,专员可以使用团队发布功能协作处理和管理内容,也可以设置工作流程,以审阅、批准和发布内容。Zendesk Support | Zendesk Guide |
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使用 Support 中的报告工具发现哪些客户问题需要记录在案。
使用工单标签流程来标记需要记录的问题。 使用工单表格上的“关于”字段来捕获需要关注和记录的问题,并对其进行分类。 使用“知识提取”应用,专员可以从专员界面中为知识库做出贡献。 |
允许专员在 Guide 中直接管理知识库并贡献内容。
使专员可以使用“知识提取”应用标记和创建文章。 允许专员通过团队发布设置协作工作流程以审阅、批准和发布内容(仅限 Enterprise 服务模式),从而协作创建和管理文章。 |
提升和管理自助服务客户体验
自定义和创建支持请求表格
客户在帮助中心可用的支持请求表格是在 Support 中定义的,而不是在 Guide 中。当客户单击帮助中心右上角的 提交请求 链接时,系统会在帮助中心向他们显示此表格。当您以管理员或专员身份登录时,您不会在帮助中心看到此表格。
默认版本的支持请求表格包含基本的工单数据字段(电邮地址、标题和描述),并允许客户添加附件。您可以在 Support 中添加自定义字段,并根据需要对此表格进行其他更改。
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配置并自定义支持请求表格。
注意:在 Enterprise 服务模式中,您可以为不同类型的支持请求创建多个工单表格。
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支持请求表格将在 Guide 中向客户显示。 |
设置帮助中心的多个品牌版本
在大多数服务模式中,您可以为支持的不同品牌设置多个帮助中心版本(请参阅 为自有品牌创建帮助中心)。
品牌是指面向客户的身份可以包含自己的视觉品牌元素、域名、客服电邮地址、帮助中心和其他客户联系点,例如消息传送 Web Widget、Zendesk Talk 和 Zendesk Chat。
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在允许的情况下,添加品牌并启用单独的帮助中心。
请参阅:
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自定义每个品牌帮助中心的外观,并管理其内容和用户。
请参阅:
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支持多种语言
当您启用其他受支持的语言时,您有责任为所添加的内容提供翻译。对于 Support,这意味着您添加到业务规则和 Support 工单工作流程中的任何内容(宏、自行程序和触发器)。对于 Guide,这意味着任何自定义主题内容、您的帮助中心名称、类别和组别标题,以及您知识库中的文章。只会为用户自动翻译帮助中心的标准文本,例如“提交请求”。
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配置您的帐户设置以支持多种语言。
使用动态内容的功能管理宏、自行程序和触发器中所含内容的翻译。 设置并检测用户的语言。 在您的业务规则中包含语言作为一个条件。 |
为您的帮助中心指定默认语言,并启用您希望其中支持的任意语言。
本地化(翻译)、帮助中心结构中使用的词语,以及您要添加到帮助中心用户界面的任何其他文本片段。 创建知识库文章的语言版本,并选择用于翻译和发布文章的提供商和流程。 |
在帮助中心衡量用户活动
您在帮助中心的用户活动会通过 Explore 进行跟踪,并在 Zendesk Guide 面板中查看。在面板中,您可以跟踪知识库、搜索、知识和智能机器人统计数据。
对于知识库,Support 会跟踪已创建文章、查看数、投票数、订阅数和评论数。搜索报告提供见解,例如您的客户在搜索什么,他们是否找到了他们正在寻找的东西,以及搜索后创建的工单数量。
最后,在所有 Guide 服务模式中,您都可以选择使用 Google Analytics 来跟踪网站互动指标,例如会话和用户数量、页面查看数、平均会话持续时间、跳出率等。您可设置一个 Google Analytics 帐户,然后将其连接到 Guide。
有关衡量帮助中心活动和自助服务渠道是否成功的更多信息,请参阅 自助服务入门——第 7 部分:跟踪基本的自助服务指标更新。
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使用 Explore 中的 Zendesk Guide 面板跟踪知识库、搜索、知识和智能机器人活动。 | 设置 Google Analytics 帐户,在 Guide 管理员设置页面添加跟踪 ID 号,然后在 Google Analytics 中跟踪网站互动活动。 |
在帮助中心审阅终端用户内容
您可以将 Guide 设置为阻止所有终端用户提供的内容发布,或仅阻止发布包含特定词语的终端用户内容,直到您允许为止。当您启用内容审阅时,内容将根据您的审阅设置发送到一个队列,先由 Guide 管理员审阅和批准,然后再在您的帮助中心发布。
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请将专员的 Guide 管理员权限授予专员,使其可以审阅 Guide 中的内容。 | 具有 Guide 管理员权限的管理员和专员可以启用内容审阅、管理终端用户提供的内容,以及处理垃圾信息和垃圾信息用户帐户。
请参阅:
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管理垃圾信息
Support 和 Guide 都提供了防止、管理和移除垃圾信息以及与垃圾信息关联的用户帐户的工具。
Support 可筛选来自电邮渠道新到的支持请求,这样您就不会看到排在工单队列中的请求,也无需进行处理。然而,该筛选并非能捕获所有垃圾邮件,而且某些类型新到的支持请求和电邮也可能被标记为可疑。在这些情况下,Support 会阻止这些工单,并将其显示在被阻止工单视图中,以便您手动审阅。
在 Guide 中,垃圾信息以知识库评论的形式出现。要在帮助中心处理垃圾信息,您需要默认启用垃圾信息过滤器,以防止看似垃圾信息的新建和已编辑的终端用户帖子和评论发布到您的帮助中心。
您可以手动标记并移除个别可能通过筛选的垃圾信息事件。当您在 Guide 中管理各条垃圾信息时,您不仅可以选择删除垃圾信息内容,还可以阻止创建垃圾信息的用户。当您阻止用户时,该用户将无法提交工单或在您的帮助中心发帖或评论。
如需了解帮助中心现有所有垃圾信息防护工具的更多信息,请参阅 关于帮助中心垃圾信息防护。
Zendesk Support | Zendesk Guide |
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Zendesk Support 过滤并阻止来自新到的支持渠道(例如电邮)的垃圾邮件。
被视为可疑但不是明显垃圾邮件的新到电邮将被阻止,并置于被阻止工单视图中。 用户可以在查看被阻止工单时被阻止,也可以在用户的帐户个人资料中看到。 请参阅:
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手动将知识库评论标为垃圾信息。
也可以选择阻止终端用户,并删除其在您的帮助中心创建的所有内容。 启用内容审阅以控制在您的帮助中心显示的终端用户内容。 |
从帮助中心评论创建和管理工单
帮助中心是您的自助服务渠道,其目的是使您的客户能够自助解决问题,而无需联系您寻求支持(换言之,就是防止创建工单)。但是,您也需要关注并积极参与帮助中心。
最重要的是,在帮助中心提出的问题都需要答案。因此,最好分配一个或多个专员监测您的帮助中心,并在其他客户无法回答时及时解答其问题。
有时要回答他们的问题需要您支持组织中其他人员的帮助。发生这种情况时,您可以从帮助中心评论创建工单,找到答案,然后用新评论进行回复,或代表评论者创建一张工单,将问题带到离线状态。Zendesk Support | Zendesk Guide |
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在帮助中心管理和解决通过评论创建的工单。 | 从评论创建工单,以跟进用户问题或使问题离线。
请参阅:
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